5 Tipps für die ERP-Suche

Irgendwann ist es einfach so weit. Die Geschäftsführung beschließt die Anschaffung eines neuen ERP-Systems. Meist ist auch schnell ein/eine KollegIn gefunden, der/die sich um das Projekt annimmt. Doch welche Strategie empfiehlt sich für die ERP-Suche? Die Praxis zeigt, dass es gute und weniger geeignete Methoden gibt und deshalb geben die Software Lotsen fünf Tipps aus der Praxis:

ERP-Suche Tipp 1 – Projektauftrag mit Zeit, Kosten, Umfang und Risiko

Für ein professionelles ERP-Projekt sollten diese vier Bausteine des Projektmanagements betrachtet werden und in den Projektauftrag einfließen:

Zeitplan

Vom Projektbeschluss bis zur Entscheidung für einen Anbieter dauert es durchschnittlich 2 – 6 Monate. Bis zum tatsächlichen Echtbetrieb des ausgewählten ERP-Systems vergehen dann nochmal 4 – 15 Monate. Damit ergibt sich eine gesamte Projektdauer von 6 – 21 Monaten, abhängig von Firmengröße, Branche und Komplexität. Wenn Sie eine genauere Zeitschätzung möchten, wenden Sie sich gerne an Software Lotse.

Kosten

Auch die Kosten hängen stark von Komplexität, Branche und Größe ab. ERP-Anbieter oder Software Lotse können mit wenigen Parametern eine grobe Richtgröße angeben. Empfehlenswert ist einen Puffer einzuplanen, weil ERP-Projekte häufig über das Ziel hinaus schießen.

Projektumfang

Ein weiterer spannender Punkt. Es gilt zu überlegen, welche Funktionen im eigentlichen Projekt angesiedelt werden und was zu einem späteren Zeitpunkt umgesetzt werden kann. Ein klug gewählter Umfang dämmt die Belastung der Kollegen ein und erleichtert den Umstieg auf das neue ERP-System.

Risiko

Dieser Punkt wird in der Praxis gerne übergangen. Wer denkt in der Anfangseuphorie schon gerne darüber nach, dass etwas schiefgehen könnte? Trotzdem sollte es Antworten auf Fragen geben wie:
Wie wird verfahren, wenn das ERP-System nicht zum Laufen kommt?
Was geschieht, wenn Kunde und Anbieter für wesentliche Aufgaben erheblich länger brauchen?
Wie sieht ein vernünftiges Ausstiegsszenario aus?

Die ERP-Suche sollte nicht zum Labyrinth werden.                                               Bildquelle: alphaspirit/shutterstock

ERP-Suche Tipp 2 – Das bestgeeignete ERP-System finden

Diese Aufgabe ist heikel, weil das Angebot an ERP-Systemen sehr groß ist. Die meisten Firmen kennen einige etablierte ERP für ihre Branche, die dann auch angesehen werden. Doch eine wirklich breite Suche ist vielfach nicht möglich, weil es den zeitlichen Rahmen sprengen würde. Deshalb hat Software Lotse einen Auswahlservice entwickelt, der dieses Problem wirkungsvoll löst. Mehr darüber erfahren.

ERP-Suche Tipp 3 – Vom Allgemeinen zum Speziellen vorgehen

Vielfach wird der Fehler gemacht, dass der Fokus gleich am Beginn zu sehr auf die Details gelegt wird. Besser ist die erste Phase für die Planung zu nutzen und das Projekt ausreichend zu kommunizieren. Damit werden Vorbehalte abgebaut und Befürworter gewonnen. Die häufig praktizierte Dokumentation der Prozesse schafft keinen echten Mehrwert, weil die Ist-Prozesse fast immer Optimierungsbedarf haben. Sinnvoller ist die Soll-Prozesse gemeinsam mit dem ERP-Anbieter zu definieren und sich dabei möglichst eng an den Prozessen des ausgewählten ERP-Systems zu orientieren.

ERP-Suche Tipp 4 – Ziele setzen

Eine ERP-Einführung ist die perfekte Gelegenheit den Organisationsgrad des Unternehmens deutlich zu verbessern. Ziele sind dabei ein probates Mittel, um das Verbesserungspotenzial greifbar zu machen. Deshalb sollten die Fachabteilungen und auch die Geschäftsführung ihre Ziele schriftlich festhalten.

ERP-Suche Tipp 5 – Grundregeln für ERP-Systeme beachten

In der IT-Branche und speziell bei ERP-Systemen haben sich einige Grundregeln heraus kristallisiert, die von Anfang an berücksichtigt werden sollten:

Insellösungen reduzieren: Inseln von einzelnen Lösungen gehen oft einher mit erhöhtem Pflegeaufwand, aufwändigen Schnittstellen und umständlichen Prozessen. Deshalb sollte im Zuge des Projekts geklärt werden, ob sich Funktionen im ERP-System bündeln lassen.

Anpassungen minimieren: Individuell erstellte Anpassungsprogrammierungen sind kostspielig und erschweren die Updatefähigkeit einer Software. Deshalb sollte die Wahl möglichst auf ein ERP fallen, das die wesentlichen Prozesse schon im Standard abbildet. Bei der Prozessdefinition sollten die Standardprozesse Vorrang genießen.

Kauf vs. Miete oder Leasing: Die Cloud ist auch im ERP-Umfeld ein Thema, wobei die Kunden die marketinggetriebene Begeisterung mancher Anbieter noch recht verhalten teilen. Cloud-Modelle haben durchaus ihre Vorzüge, weil beispielsweise nur die tatsächliche Nutzeranzahl verrechnet wird. Jedoch ist auf längere Sicht der Kauf fast immer günstiger. Die Cloud-ERP haben administrative Vorteile, wenn der gleiche Funktionsumfang von vielen Firmen genutzt wird. Jedoch ist dies bisher nur in Ausnahmefällen möglich, weil der Individualisierungsgrad oft sehr hoch ist.

Open Source vs. kommerzielle ERP-Systeme: Open-Source-ERP war in der Vergangenheit immer wieder ein Thema, aber der durchschlagende Erfolg ist noch nicht gelungen. Software Lotse hat einige Open-Source-ERP angesehen. Es gibt durchaus ansprechende Produkte, aber auch einige mit hohem Nachholbedarf in den Funktionen. Übrigens: Software Lotse bezieht Anbieter von Open-Source-ERP in die ERP-Suche ein.

ERP-Suche – weiterführende Links:

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