Der Ablauf einer ERP-Einführung

Bevor auf den genauen Ablauf der ERP-Einführung eingegangen wird, ist es sinnvoll sich zunächst Gedanken über die Ziele der ERP-Einführung zu machen.

Die wesentlichen Ziele der ERP-Einführung

  • Unter Einhaltung von Zeit- und Kostenplan soll ein stabil laufendes ERP im Unternehmen implementiert werden, das die geplanten Anforderungen und Optimierungen in den Prozessen und Funktionen erfüllt oder übertrifft.
  • Die ERP-Einführung soll das Projektziel möglichst auf direktem Weg erreichen.
  • Flexibel auf während des Projekts zum Vorschein kommende Verbesserungspotenziale eingehen können.
  • Der Echtbetrieb soll möglichst störungsfrei ablaufen, um den normalen Geschäftsbetrieb zu gewährleisten.
ERP-Einführung

Phasenmodell der ERP-Einführung in 8 Schritten                                                                    Quelle: Software Lotse

Die ERP-Einführung in acht Schritten

Für die nachfolgend aufgeführten Schritte wird davon ausgegangen, dass im Rahmen einer ERP-Auswahl bereits ein Anbieter ausgewählt wurde. Die Schritte 1 und 2 befassen sich mit der Definition der Prozesse, während die Schritte 3 bis 8 die Umsetzung bis zum Echtbetrieb umspannen. Für Letztere ist auch eine parallele und überlappende Vorgehensweise möglich. Jeder einzelne Schritt wird mit einem zuvor definierten Meilenstein abgeschlossen.

ERP-Einführung Schritt 1 – Lastenheft

In vielen Fällen wurde bereits für die ERP-Auswahl ein Lastenheft durch das Unternehmen erstellt, das nun die Basis für die ERP-Einführung darstellt und ggf. überarbeitet wird. Das Lastenheft sollte in komprimierter Form die Wünsche und Anforderungen pro Abteilung enthalten. Es ist sinnvoll, sich gedanklich von den vorhandenen Ist-Prozessen zu lösen und die Anforderungen möglichst lösungsneutral zu formulieren. Damit wird das Optimierungspotenzial vergrößert, weil der Weg zum Ergebnis offen bleibt. Damit die Anforderungen in der nötigen Tiefe erfasst werden, sollten Mitarbeiter mit entsprechender Sachkompetenz einbezogen werden. Im Lastenheft sollten auch die nötigen Berichte und Auswertungen jeder Abteilung definiert sein. Sie stellen die Basis für das gesamte Berichtswesen dar und können Einfluss auf die Umsetzung haben. Meilenstein: Lastenheft ist intern abgenommen.

ERP-Einführung Schritt 2 – Pflichtenheft

In meist mehrtätige Workshops wird das Lastenheft vom ERP-Anbieter gemeinsam mit den Beteiligten aus den Abteilungen erörtert. Dabei werden die Prozesse definiert und es wird entschieden, welche Anpassungsprogrammierungen vorgenommen werden. Für das leichtere Verständnis ist es hilfreich, wenn der ERP-Anbieter vor Ort Prozesse in einem Testsystem zeigen kann. Wenn es darum geht kundeneigene Wettbewerbsvorteile abzubilden, ist nichts gegen individuelle Anpassungsprogrammierungen einzuwenden. Jedoch sollten im Zweifel die Standardprozesse des ERP den Vorzug haben. Die Ergebnisse der Workshops werden zumeist durch den ERP-Anbieter im Pflichtenheft  festgehalten und damit ist es gewissermaßen die Antwort auf das Lastenheft. Meilenstein: Pflichtenheft ist von beiden Seiten abgenommen.

ERP-Einführung Schritt 3 – Installation Testsystem

Damit sich die Mitarbeiter möglichst früh mit dem neuen ERP-System auseinander setzen können, sollte möglichst früh ein Testsystem zur Verfügung gestellt werden. Ideal ist, wenn es bereits firmenspezifische Testdaten enthält und möglichst allen involvierten Mitarbeiter Zugriff haben. Meilenstein: lauffähiges ERP ist installiert.

ERP-Einführung Schritt 4 – Einrichtung und Anpassung des ERP-Systems

Ausgehend von den im Pflichtenheft festgehaltenen Beschlüssen beginnt der Implementierungspartner das ERP-System firmenspezifisch einzurichten. Dies kann durch das Unternehmen unterstützt werden, indem die dazu nötigen Informationen wie z.B. Festlegung des Kontenrahmens zeitgerecht geliefert werden. Meilenstein: funktionale Abnahme.

Exkurs klassische und sog. agile Projektmethoden: Bei klassischen Projektmethoden setzen die Entwickler zuerst alle Anpassungsprogrammierungen lt. Pflichtenheft um, bevor sie den Anwendern zum Test übergeben werden. Dies kann bei komplexen Anforderungen zu Nacharbeit und Änderungswünschen führen. Deshalb werden in letzter Zeit vermehrt sog. agile Projektmethoden angewendet. Dabei wird in kleinen, iterativen Schritten vorgegangen. Entwickler und Anwender können nach jedem Iterationsschritt neu justieren und gelangen so schneller zum Ziel.

ERP-Einführung Schritt 5 – Aufbereitung der Daten für die Übernahme

Bei vielen ERP-Projekten wird die Chance für die Bereinigung der Daten des Vorgängersystems genutzt. Der Implementierungspartner bereitet dazu die Daten in einem definierten Format auf, wo sie von sachkundigen Anwendern gepflegt und erweitert werden können. Diese Tätigkeit beansprucht öfter wesentlich mehr Zeit als geplant. In den meisten Fällen beschränkt man sich auf die Übernahme der Stammdaten (Kontakte, Kunden, Lieferanten, Artikel, Stücklisten…). Es gibt aber auch Möglichkeiten zur Übernahme von Bewegungsdaten (Umsätze mit Artikel- und Kundenbezug, Einkäufe…) Meilenstein: Abschluss der Datenpflege.

ERP-Einführung Schritt 6 – Schulung und Dokumentation

Es können entweder die Endanwender oder die Key-User geschult werden, die das Know-how dann weitergeben. Das Key-User-Modell gilt als kostengünstiger, allerdings ist der interne Aufwand höher und ggf. kommt nicht das komplette Know-how an. Der Zeitpunkt der Schulungen sollte so gewählt werden, dass das Wissen beim Echtbetrieb noch abrufbar ist. Ideal ist, wenn die Mitarbeiter das abteilungsspezifische Know-how in eigenen Dokumentationen mit kurzen Beschreibungen und Screenshots festhalten. Das reduziert das Supportaufkommen und erleichtert neuen Mitarbeitern den Einstieg. Genaue Prozessdokumentationen mit Ablaufdiagrammen können durch Spezialisten erstellt werden. Einige ERP-Systeme bieten Möglichkeiten, um grafische Prozessdokumentationen auszugeben. Meilenstein: Anwender fühlen sich ausreichend geschult. Prozesse sind dokumentiert.

ERP-Einführung Schritt 7 – Datenübernahme

Sobald Punkt 5 abgeschlossen ist, können die Daten importiert werden. Die Richtigkeit sollte auf jeden Fall stichprobenmäßig überprüft werden. Sie ist ein wesentlicher Punkt der Abnahme für den Echtbetrieb. Meilenstein: Die Richtigkeit der Daten wird bestätigt.

ERP-Einführung Schritt 8 – Echtbetrieb

Die Software Lotsen empfehlen, mit dem Echtbetrieb das Vorgängersystem stillzulegen. Ein Parallelbetrieb wäre wegen des erhöhten Aufwands und der Gefahr des Rückfalls ins alte System nicht zielführend. Beim Echtbetrieb sollten die Key-User und Mitarbeiter des ERP-Anbieters zur Unterstützung der Anwender zur Verfügung stehen. Meilenstein: Endabnahme.

ERP-Einführung – weiterführende Links:

Die wesentlichen Aspekte der ERP-Auswahl
5 Tipps für die ERP-Suche
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