Die wichtigsten Aspekte der ERP-Auswahl

Die ERP-Auswahl ist eine besondere Herausforderung für jedes Unternehmen, weil diese Aufgabe nur etwa alle 10 – 15 Jahre ansteht. Die enge Verzahnung der Unternehmensprozesse mit dem ERP-System hat sehr viele Vorteile. Andererseits bringt sie eine starke Bindung an die Software mit sich. Zudem bietet der Markt eine verwirrende Vielzahl verschiedener ERP-Systeme mit unterschiedlichen Funktionsumfang an. Eine strukturierte ERP-Auswahl hat aus diesen Gründen hohe Bedeutung. Eine durchdachte Auswahl ist die Basis für den Erfolg des ERP-Projekts. Die Software Lotsen unterstützen Sie gezielt bei der ERP-Auswahl, damit die Entscheidung zielgenau auf das richtige Produkt und den richtigen Partner fällt.

Die Ziele der ERP-Auswahl

  1. Oberstes Ziel ist ein leistungsfähiges ERP-System zu finden, das flexibel ist und einen marktgerechten Preis hat. Flexibilität heißt dabei, auch neue Geschäftsanforderungen abzudecken und mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt zu halten.
  2. Der ERP-Anbieter soll möglichst viel Branchen- und Projekterfahrung mitbringen, ein gutes Gespür für Veränderungsprozesse haben und mit Beratungskompetenz glänzen.
  3. Das ERP-Projekt soll mit größtmöglicher Sicherheit ablaufen, weil eine hohe Investition, viel zeitlicher Aufwand und das laufende Geschäft auf dem Spiel stehen.

Häufige Fragen rund um die ERP-Auswahl

Wieviel Zeit lange dauert die Auswahl eins ERP-Systems?
Abhängig von Firmengröße, Komplexität und Branche dauert es 3-8 Monate um das passende ERP-System zu finden.

Soll für das ERP-Projekt ein eigener Projektleiter abgestellt werden?
Das ist absolut empfehlenswert. Die Person sollte in dieser Zeit vom Tagesgeschäft entlastet werden und idealerweise die Geschäftsprozesse im Unternehmen kennen. Unabdingbar sind Umsetzungsstärke und Erfahrung im strukturierten Management von Projekten.

Wieviel kostet ein ERP-System?
Hier ist die Bandbreite sehr groß. Sie umfasst einfache Online-Rechnungs-Tools, die nur wenige Euro pro Monat kosten, bis hin zu umfassenden ERP-Systemen, die abteilungsübergreifende Prozesse in großen Firmen abbilden. Bei diesen „großen“ ERP-Systemen bewegen sich die Kosten zwischen 2.000 € bis etwa 9.000 €/Benutzer.

Wie lange dauert die Einführung eines ERP-Systems?
Abhängig von Firmengröße, Komplexität und Branche dauert ein ERP-Projekt zwischen drei und 18 Monaten.

Die Kriterien der ERP-Auswahl

  1. Funktionen
    Die in den ERP-Systemen enthaltenen Funktionen und Prozesse werden bei der ERP-Auswahl mit den Anforderungen abgeglichen. Aus dieser Gegenüberstellung lassen sich sehr einfach Schlüsse ziehen. Ein leistungsstarkes ERP-System sollte nicht nur die Kundenanforderungen erfüllen, sondern auch den aktuellen Stand der Technik abdecken. Die Ermittlung der Leistungsgrade der einzelnen ERP-Systeme braucht gut vorbereitete Unterlagen, um in der Fülle der vorliegenden Daten den Überblick zu behalten. Software Lotse verwendet hierzu fertige Vorlagen, die kundenindividuell adaptiert werden.
  2. Kosten
    Die Kosten sind vergleichsweise einfach zu bewerten. Wir empfehlen neben den Einmalkosten auch die wiederkehrenden Kosten einzubeziehen und eine Gesamtbetrachtung über den Nutzungszeitraum nach TCO-Kriterien (Total Cost of Ownership) anzustellen.

    ERP-Auswahl

    Quelle: Software Lotse

  3. Brancheneignung
    Die Brancheneignung ist ein Aspekt, der in den letzten Jahren enorm an Bedeutung gewonnen hat. Sie gewährleistet, dass der Anbieter die Sprache des Kunden versteht, dass das System die grundlegenden Anforderungen erfüllt und möglichst auf Individualanpassungen verzichtet werden kann. Die Brancheneignung lässt sich über Referenzen und Kriterien in den Kundenanforderungen prüfen.
  4. Investitionssicherheit
    Dieser Punkt gilt für Anbieter und Produkt gleichermaßen. Ein zukunftsfähiges ERP-System zeichnet sich durch folgende Punkte aus:

    • Releasewechsel können mit wenig Aufwand durchgeführt werden
    • Die Weiterentwicklung des ERP-Systems ist schriftlich in einem Konzept festgehalten
    • Das ERP-System entspricht in Architektur, Datenbank und Benutzerfreundlichkeit dem aktuellen Stand der Technik

    Ein vertrauenswürdiger ERP-Anbieter kann eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitern und Kunden vorweisen und ist finanziell gesund.

Die sieben Schritte der ERP-Auswahl von Software Lotse

ERP-Auswahl

Die einzelnen Schritte der ERP-Auswahl von Software Lotse         Grafik: Software Lotse

1. Die Analyse

Im ersten Schritt analysieren wir Ihre genauen Wünsche und Anforderungen. Dazu verwenden wir unsere bewährten Checklisten, um Ihre Geschäftsprozesse im Detail zu analysieren. Gemeinsam definieren wir auch Ausschluss- und Musskriterien. Das Ergebnis ist ein Anforderungsprofil, das maßgeschneidert für Ihr Unternehmen ist.

2. Die ERP-Vorauswahl

Im zweiten Schritt sondieren wir den ERP-Markt für Sie und erstellen eine gezielte Vorauswahl von Anbietern. Dazu wird das Anforderungsprofil (ohne Ihre Kontaktdaten) an über 510 ERP-Anbieter geschickt. Die daran interessierten Anbieter mit entsprechendem Erfüllungsgrad melden sich bei uns und erhalten gegen eine Vermittlungsgebühr Ihre Kontaktdaten. Diese Art der ERP-Vorauswahl hat entscheidende Vorteile:

  • Es kommen nur qualifizierte und genau zu Ihnen passende ERP-Systeme in die engere Auswahl.
  • Ihr zeitlicher und damit finanzieller Aufwand ist im Vergleich zu anderen Verfahren deutlich geringer, weil Sie nicht jedes ERP im Detail analysieren müssen.
  • Der Auswahl-Service ist kostenlos für Sie.
  • Dieses Verfahren ist zu 100% anbieterneutral, weil die Anbieter selbst anhand Ihres Anforderungsprofils entscheiden und die Vermittlungsgebühr für alle Anbieter gleich ist.

3. Kostenschätzungen einholen

Für diesen Schritt bereiten wir eine Anfrage für die Anbieter der Vorauswahl vor. Die eingehenden Kostenschätzungen werden von uns verglichen und übersichtlich für Sie aufbereitet. Auf dieser Basis kann entschieden werden, welche Anbieter in der ERP-Auswahl näher betrachtet werden.

4. Anbieterpräsentationen

Die Anbieterpräsentationen verschaffen Ihnen einen guten Eindruck von den ERP-Systemen und den Anbietern. Dazu bereiten wir einen Leitfaden mit Funktionen und Prozessen vor und moderieren diese Termine. Die Anbieterpräsentationen dauern etwa einen halben Tag.

5. Lastenheft und Angebot

Unsere Präferenz für die Form des Lastenhefts sind aussagekräftige, praxisgerechte Abläufe, statt schablonenhafter Fragenkataloge mit Ja-Nein-Antworten. Die Anbieter erstellen auf Basis des Lastenhefts ein detailliertes Angebot. Damit lässt sich der Kreis auf 2 – 3 Anbieter reduzieren.

6. Anbieter-Workshops

Auch für die meist eintägigen Workshops bereiten wir einen genauen Leitfaden mit Kundendaten vor und erstellen Bewertungsbögen. Die Anbieter zeigen Funktionen und Abläufe und stellen sich den kritischen Fragen der Mitarbeiter aus den Fachabteilungen.

7. Entscheidung

Für den letzten Schritt bereiten wir die gewonnenen Erkenntnisse zum Erfüllungsgrad, den Kosten und den Bewertungen auf und schaffen die Basis für Ihre endgültige Entscheidung in der ERP-Auswahl.

ERP-Auswahl – weiterführende Links:

Zum ERP-Auswahl-Service von Software Lotse
Blogbeitrag Das falsch gewählte ERP
Beitrag über den ERP-Vergleich
Beitrag Geld sparen bei ERP-Projekten
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Wir erleben fast täglich, dass sich Firmen die ERP-Auswahl unnötig schwer machen. Unsere gezielte Beratung bringt Sie schneller ans Ziel und Sie können grundlegende Fehler vermeiden, die wir in der Praxis immer wieder beobachten.
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