ERP für die Projektabwicklung

In einigen Branchen ist die Verwaltung von Projekten ein zentrales Element des ERP-Systems. Dies ist z.B. der Fall bei Ingenieur- und IT-Dienstleistern, in Forschung und Entwicklung und im gesamten Beratungsumfeld. Auch in der Fertigung arbeiten Maschinen- und Anlagenbauer in Projekten oder auch Serienfertiger, die vor der Serienreife ein Produkt in Projektform für den Kunden entwickeln.

ERP Projekte

Ein ausgereiftes ERP leistet wertvolle Hilfe bei der Projektabwicklung                      Bildquelle: nonwarit/ shutterstock

Wie bildet ein ERP für Projekte die einzelnen Phasen ab?

Projektvorbereitung

Bei der Anlage des Projekts werden Kunde, Stundensätze, Konditionen und die Abrechnungsmodalitäten hinterlegt. Der Abrechnungsmodus kann nach Aufwand, Pauschalpreis oder gratis sein. In vielen Fällen werden auf Zeilenebene einzelne Tätigkeiten mit Stunden, Dauer und Kosten angelegt und es können Mitarbeiter zugeordnet werden, die für diese Aufgabe vorgesehen sind. Daraus lässt sich ein Projektangebot erstellen und zudem sind diese Daten  die Basis für die Kapazitätsplanung.

Projektumsetzung

Sobald das Projekt beauftragt ist, wird der mit dem Kunden vereinbarte Umfang als Soll-Stand „eingefroren“. Die von den Mitarbeitern geleitsteten Zeiten werden auf das Projekt gebucht und es kann auch mit sonstigen projektspezifischen Aufwänden wie etwa Materialeinkäufen belastet werden. Um ein einfaches Projektcontrolling zu ermöglichen, sollte das Projekttool Kosten und Zeiten transparent darstellen. Für Letzteres bieten sich grafische Darstellungen in einem Gantt-Diagramm an. Einige ERP-Systeme ermöglichen den Export der Projektstruktur an andere Tools, wo sie grafisch dargestellt wird.

Projektabrechnung

Unabdingbar für Projektleiter sind starke Abrechnungsfunktionen, um möglichst einfach die abrechenbaren Leistungen entsprechend der vertraglichen Vereinbarung in Rechnungen zu übernehmen. Nur wer schon einmal mit dieser Aufgabe beglückt wurde, weiß welche Mühe damit verbunden sein kann. Ideal ist, wenn im Projektmodul auch Reise- und sonstige Kosten erfasst und ggf. an den Kunden verrechnet werden können.

Projektanalyse

Mit der Erstellung der Rechnungen werden buchungstechnisch Erlöse generiert, die wiederum einen Bezug zum Projekt haben. Auf der Aufwandsseite stehen die dem Projekt direkt zuordenbarer Einkäufe und die Zeiten der Mitarbeiter. Das Projekt wird als Sammeltopf oder Kostenträger betrachtet, der sämtliche projektspezifischen Aufwände und Erlöse beinhaltet. Damit ist ein effektives Projekt-Controlling möglich, bei dem jederzeit ein Soll-Ist-Vergleich durchgeführt werden kann, um im Bedarfsfall rechtzeitig gegensteuern zu können. Dieser Vergleich sollte auch schon während der Projektumsetzung möglich sein und anhand des Projektfortschritts auf etwaige Fehlentwicklungen aufmerksam machen.

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ERP für Projekte – weiterführende Links:

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