ERP-Lastenheft und ERP-Pflichtenheft

ERP-Lastenheft

Einer der ersten Schritte der ERP-Auswahl ist, dass der Kunde die Anforderungen im ERP-Lastenheft zusammenfasst. Das ERP-Lastenheft dient im mehrstufigen Auswahlprozess als funktionale Grundlage, um den bestgeeigneten Anbieter zu finden. In den Gesprächen mit den ERP-Anbietern werden oft weitere Erkenntnisse gewonnen, die sinnvollerweise laufend im ERP-Lastenheft ergänzt werden. Steht ein Anbieter fest, wird in detaillierten Workshops festgelegt, wie die Anforderungen des ERP-Lastenhefts in der gewählten Lösung umgesetzt werden. Das daraus hervorgehende Dokument wird üblicherweise mit ERP-Pflichtenheft bezeichnet.

Empfehlungen ERP-Lastenheft

Für die Erstellung von Lastenheften gibt es mehrere Möglichkeiten. Eine häufig von ERP-Beratern verwendete Form sind Kataloge mit mehreren Hundert Fragen. Die Anbieter nehmen Stellung zu jeder Einzelanforderung mit „ja“ oder „nein“, Bemerkungen und geschätzten Kosten im Falle einer nötigen Anpassung. Diese Fragenkataloge sind bei einigen ERP-Anbietern nicht sehr beliebt. Konkret wird kritisiert:

  • Die ERP-Lastenhefte fragen überdimensionierte Anforderungen ab, die nur wenig relevant für den Kunden und die Prozesse im anschließenden Projekt sind.
  • Mangelnde Aktualität: Renommierte Berater verschicken heute noch ein ERP-Lastenheft, das Deutsche Mark und Österreichische Schillinge als abzubildende Währungen angibt.

Eine praxisgerechtere Form für ERP-Lastenhefte sind schlank gehaltene Beschreibungen der Abläufe. Diese Form wird auch von den Software Lotsen favorisiert. Dabei werden pro Abteilung ergebnisoffene Anforderungen formuliert, die das Geschäftsmodell des Kunden beschreiben, aber offen für Optimierungen durch das neue ERP-System sind. Deshalb sollte man sich dabei nicht zu sehr von den Ist-Prozessen leiten lassen. Gute Inspirationsquellen für diese Anforderungen sind fehlende Funktionen im alten ERP-System, Zukunftspläne und nötige Berichte und Auswertungen.

ERP-Lastenheft ERP-Pflichtenheft

Symbolfoto ERP-Pflichtenheft                                                                          Bildquelle: nonwarit/shutterstock

Empfehlungen ERP-Pflichtenheft

Wie bereits erwähnt, ist das ERP-Pflichtenheft das Ergebnis der Workshops mit dem ERP-Anbieter. Für diese Phase empfehlen die Software Lotsen folgende Punkte:

  • Die Workshops und somit das ERP-Pflichtenheft sind qualitativ besser, wenn Sie gut vorbereitet werden. Fragen Sie Ihren ERP-Anbieter, welche Punkte schon geklärt sein sollten. Dies sind häufig Themen aus dem Bereich Finanzbuchhaltung, die Sie vorab mit Ihrem Steuerberater klären können.
  • Ideal ist, wenn der ERP-Anbieter eine Demoversion des ERP-Systems zu den Workshops mitbringt. Damit können einzelne Prozesse live begutachtet werden. Entscheidungen lassen sich schneller fällen und die Orientierung am Standard des ERP fällt leichter.

ERP-Lastenheft und ERP-Pflichtenheft – weiterführende Links:

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Die Software Lotsen unterstützen Sie bei der ERP-Auswahl mit einem ausgeklügelten und kostenlosen Auswahl-Service und begleiten Sie kompetent bis zur Entscheidung für den besten ERP-Anbieter. Wir legen Wert auf eine pragmatische Vorgehensweise und favorisieren ein praxisgerechtes ERP-Lastenheft, das wirklich im Projekt verwendet werden kann.

Das Lastenheft ist einer der ersten Meilensteine im ERP-Projekt. Es gilt einige Punkte zu beachten, um die Weichen richtig zu stellen. Nutzen auch Sie unsere umfassende Erfahrung für die Erstellung Ihres Lastenhefts!
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