Kosten sparen bei ERP-Projekten –
7 Tipps aus der Praxis
Ohne Zweifel bringen ERP-Systeme den Unternehmen Geld, weil sie einen starken Beitrag zur Optimierung der betrieblichen Prozesse leisten. Jedoch sind ERP-Projekte umfassende Vorhaben, da sie tiefgreifende Auswirkungen auf die unterschiedlichen Abteilungen haben. Eine ERP-Einführung beansprucht interne und externe Ressourcen und sie bringt mitunter beachtliche Kosten mit sich. Die Software Lotsen haben aus ihrer Praxiserfahrung sieben Tipps erstellt, mit denen sich Kosten bei ERP-Projekten sparen lassen:
Tipp 1: Auf die richtige Größe kommt es an
Nicht jedes ERP-System passt zu jedem Unternehmen. Bei einem funktional zu klein ausgestatteten ERP drohen Nachfolgekosten durch aufwändige Anpassungen, um die sukzessiv auftretenden Defizite wieder auszugleichen. Dagegen ist ein überdimensioniertes ERP-System wie ein Klotz am Bein. Der unnötige Ballast schlägt sich in den Kosten nieder und beeinträchtigt im Extremfall die Anwender bei ihrer täglichen Arbeit.
Mit etwas Geschick lässt sich bei ERP-Projekten viel Geld sparen Bildquelle: tanatat shutterstock
Tipp 2: Mit weniger Userlizenzen auskommen
Manche ERP-Systeme bieten Werkzeuge zum Monitoring der angemeldeten User an. Dies bringt Vorteile bei einem Lizenzmodell mit gleichzeitigen Anwendern (Concurrent-User-Lizenzmodell. Erläuterung siehe Linktipps unten). Denn damit können automatisch inaktive Anwender-Sessions zugunsten von Mitarbeitern beendet werden, die sonst aus Mangel an freien Lizenzen nicht in die ERP-Datenbank einsteigen könnten.
Tipp 3: Zusatzmodule zum richtigen Zeitpunkt erwerben
Kaufen Sie zusätzliche Userlizenzen oder Module erst, wenn der tatsächliche Bedarf vorliegt. Zwischen dem Beginn eines ERP-Projekts und dem tatsächlichen Bedarf an zusätzlichen Lizenzen liegen oft einige Monate, in denen sich die Anforderungen durchaus ändern können.
Tipp 4: Bei Service- und Wartungsgebühren sparen
Wartungsgebühren sind bei den Unternehmen nicht sonderlich beliebt. Dennoch erfüllen sie eine wichtige Funktion, da sie das Recht auf künftige Software-Updates sichern. Unter Umständen können Sie bei den Wartungsgebühren sparen, wenn Sie Ihre Lizenz auf nicht genutzte Module durchforsten und diese deaktivieren lassen.
Tipp 5: Vorsicht bei Anpassungen
Kaum ein ERP-Projekt wird ohne kundenindividuelle Anpassungen auskommen. Diese sollten jedoch mit Bedacht durchgeführt werden, weil diese Programmierungen vergleichsweise kostenintensiv sind und spätere Updates erschweren. Im ERP-System standardmäßig vorhandene Prozesse sollten immer Vorrang genießen. Die Vorteile sind offensichtlich: Bei ausgereiften ERP-Systemen sind diese Prozesse ausgiebig getestet und vollständig im Gesamtsystem eingebettet.
Tipp 6: Eigene Dokumentation ist Gold wert
Bei den ERP-Schulungen sollten die Mitarbeiter jeder Abteilung die wesentlichen Prozesse mit Screenshots und eigenen Worten dokumentieren. Damit entsteht im Lauf der Zeit eine wertvolle Wissensdatenbank, die den Supportaufwand verringert und neuen Mitarbeitern die Einarbeitung deutlich erleichtert.
Tipp 7: Schneller zum Ziel mit agilen Projektmethoden
Im Projektmanagement sind sog. agile Projektmethoden immer mehr auf dem Vormarsch. Diese Methoden versprechen das Projektziel schneller zu erreichen, weil die Anwender frühzeitig einen Prototyp des ERP-Systems erhalten, mit dem die Abläufe getestet werden. Im engen Austausch mit dem Anbieter wird das ERP in kleinen Schritten in den Idealzustand gebracht. Das Projekt wird durch das Setzen von Prioritäten schlank gehalten und Änderungswünsche können auch noch in späteren Phasen einfließen (Weitere Infos: siehe Linktipp unten).
Kosten sparen bei ERP-Projekten – weiterführende Links
Erläuterung Concurrent-User-Lizenzmodell bei Wikipedia
Beitrag über agile Projektmethoden
Rückmeldung an die Software Lotsen per E-Mail: Kosten sparen bei ERP-Projekten
