Unabhängig von der Branche und der Firmengröße gibt es einige Dinge, die in keinem ERP-System fehlen sollten. Wir haben eine ganze Liste unter die Lupe genommen und die fünf wichtigsten für Sie aufgelistet:
- Versand von E-Mails mit PDF-Anhang
In leistungsfähigen ERP-Systemen gibt es neben der Druckfunktion die Möglichkeit zum Versand per E-Mail. Dabei wird aus dem Beleg ein PDF erstellt und eine E-Mail mitsamt Adresse des Empfängers und dem PDF-Dokument als Anhang geöffnet. Vielfach wird der Betreff der E-Mail auch gleich mit einem vordefinierten Textbaustein gefüllt. Diese E-Mail-Funktion ist in vielen Abteilungen hilfreich. Somit können Einkaufsbestellungen, Mahnungen, Gutschriften oder Verkaufsrechnungen rasch an die Geschäftspartner gesendet werden. - Benutzerrechte pro Anwender
Einer der größten Vorteile eines ERP-Systems ist, dass alle relevanten Daten der Geschäftsprozesse zentral verwaltet werden. Die Kehrseite der Medaille ist, dass sensible Daten nach außen gelangen könnten. Deshalb sorgen mehrstufige Benutzerrechte dafür, dass die Mitarbeiter nur Zugriff auf die Informationen haben, die sie für ihre Tätigkeit wirklich brauchen. Hilfreich sind tätigkeitsbasierende Vorlagen, um den Einrichtungsaufwand für neue Kollegen gering zu halten.
Nützliche ERP-Funktionen erleichtern die tägliche Arbeit - Das ERP informiert proaktiv
Das ERP-System ist die zentrale Informationsdrehscheibe für Mengen, Fälligkeiten und Werte. Deshalb ist der Anspruch an ein ERP-System, dass es von sich aus darauf hinweist, wenn die Kollegen der Fachabteilungen aktiv werden müssen. Beispiele:- Die Lieferung von Material erfolgt nicht zum zugesagten Zeitpunkt.
- Ein Kunde bezieht signifikant weniger als zuvor.
- Ein Kunde gerät in Zahlungsrückstand.
- Der Liefertermin für einen Kundenauftrag kann nicht eingehalten werden.
- Vom Kunden dringend benötigte Ware kann nun ausgeliefert werden.
- Blick in die Historie
Eine zentrale Anforderung in vielen Firmen ist, dass sich jeder Mitarbeiter den aktuellen Stand pro Kunde informieren kann. Hier kann ein ERP-System glänzen, wenn sich Notizen über Telefonate oder Besuche erfassen lassen. Zudem sollen E-Mails und Dokumente beim Kunden hinterlegt werden können. Gerade bei projektorientierten Firmen wie Maschinenbauern oder Schlossereien wird vielfach gefordert, dass die E-Mails nicht im Postfach eines Kollegen schlummern, sondern allen zur Verfügung stehen. - Eigene Gestaltungsmöglichkeiten
Manche Unternehmen möchten von ihrem ERP-Anbieter in puncto Gestaltung der Geschäftsbelege und Auswertungen unabhängig sein. Dies hat Vorteile bei den Kosten und Flexibilität, weil nicht bei jeder Kleinigkeit ein Spezialist aktiv werden muss. Es gibt zahlreiche ERP-Systeme, in denen eigene Auswertungen erstellt werden können und wo die Belege auch von Nicht-Spezialisten editiert werden können.