Die Zeitplanung in Software-Projekten
Der Faktor Zeit ist ein weiteres Erfolgskriterium für Veränderungsprozesse (siehe Abb. 1). In der Praxis sind bei Software-Projekten relativ häufig Zeitverschiebungen festzustellen. Dafür gibt es vielfältige Gründe:
- Die nötige Zeit für Teilschritte wird unterschätzt.
- Der Projektumfang wird von Beginn an zu groß gefasst.
- Entscheidungen beanspruchen mehr Zeit.
- Widerstände treten auf.
Dr. Kristof sieht höhere Erfolgsaussichten, wenn die Zeitplanung lediglich als eine Annäherung gesehen wird, die laufend korrigiert werden muss. Es sollte auch genügend Zeit für Information, Kommunikation und Beteiligung der Betroffenen eingeplant werden. Gerade auch für Software-Projekte erscheint ihr Ansatz relevant, für jeden Teilschritt ein Zeitlimit zu definieren, ab dem er als gescheitert betrachtet wird. Damit können Sackgassen früher erkannt und neue Lösungswege gesucht werden.
Abb. 1: Ansatzpunkte für erfolgreiche Veränderungsprozesse Quelle: Kristof, Kora (2010): Wege zum Wandel
Veränderungsprozesse bewusst gestalten
Für die Arbeit der Change Agents hat Dr. Kristof folgende Erfolgsfaktoren identifiziert:
- Beteiligung und Einbindung der Beteiligten:
In Software-Projekten empfiehlt es sich, die letztendlichen Anwender frühzeitig einzubinden, was in der Praxis vielfach bereits so gehandhabt wird. Vermehrt gehen Unternehmen sogar dazu über, die Anwender direkt in den Prozess zur Auswahl der Software einzubinden! - Szenarien bilden, um Klarheit über die Konsequenzen der einzelnen Optionen zu erhalten:
Laut Dr. Kristof sind Szenarien (Wenn …, dann …) eine wirkungsvolle Methode, um die Beteiligten abzuholen und schneller zur Entscheidung zu kommen. - Zwischenziele oder Pilotprojekte definieren, um frühzeitig erste Erfolge vorweisen zu können: Dies lässt sich in Software-Projekten sehr gut umsetzen. Unruhige Projektphasen –wie beispielsweise der Echtbetrieb – lassen sich deutlich leichter meistern, wenn man auf bereits Erreichtes zurückblicken kann.
- Monitoring zur laufenden Bewertung des Erfolgs und zum Abgleich mit den Zielen. Hieraus kann der Veränderungsprozess bei Bedarf angepasst werden.
- Begleitung des Veränderungsprozesses, bis er zur täglichen Routine geworden ist.
- Bereitstellung von qualifizierten Mitarbeitern sowie zeitlichen und finanziellen Ressourcen.
Der Umgang mit Widerständen – die Triebfeder für bessere Lösungen
In Software-Projekten tauchen unweigerlich Widerstände auf. Häufiger ist dies in der Umsetzungsphase zu beobachten, wenn bestehende Prozesse geändert werden sollen. Widerstände können als lästiges Übel gesehen werden. Dagegen wertet Dr. Kristof Widerstände als Chance, die Beteiligten und ihre Ideen einzubinden. Ihre Empfehlung ist, Widerstände zu würdigen und offen mit ihnen umzugehen. So können daraus bessere Lösungen entstehen. Damit die Change Agents an der richtigen Stelle ansetzen können, ist es jedoch wichtig, die genaue Ursache der Widerstände zu ermitteln.
Fazit
Mit den beschriebenen Erfolgsfaktoren stellt Dr. Kristof Unternehmen das notwendige Rüstzeug zur Verfügung, um Software-Projekte vorzubereiten und erfolgreich umzusetzen. Werden diese wenigen und gleichzeitig äußerst praxistauglichen Tipps beherzigt, so steigen auch die Erfolgsaussichten für das Projektvorhaben.
Quellen:
Kristof, Kora (2013): Wege zum Wandel. Vortrag bei den Tagen der Utopie am 24. April 2013 im Bildungshaus St. Arbogast
Kristof, Kora (2013): Tage der Utopie – Materialien, Texte, Redeauszüge 2013. Hrsg. von Hans-Joachim Gögl und Josef Kittinger. Bregenz/Götzis: Bucher Verlag
Kristof, Kora (2010): Wege zum Wandel: Wie wir gesellschaftliche Veränderungen erfolgreicher gestalten können, München: oekom verlag