Die Rolle der Benutzerfreundlichkeit in der Softwareauswahl

Die Benutzerfreundlichkeit von Software ist in letzter Zeit stärker in den Fokus gerückt. Dies wurde sicherlich befeuert durch die erfreulichen Anstrengungen, die einige Softwarehäuser in letzter Zeit in die Gestaltung ihrer Produkte investiert haben. Aber auch die einfache Bedienung wie wir sie von Smartphones und Tablets kennen, hat die Erwartung der Anwender an eine Software deutlich nach oben geschraubt und die Benutzerfreundlichkeit zum heißen Thema gemacht.

Was erwarten die Anwender?

Wie wichtig sind die Bedienoberfläche und die Benutzerfreundlichkeit bei einem ERP-System, einer Warenwirtschafts-Software oder einem CRM-System? Klar ist, dass altbackene Bildschirmdesigns aus DOS-Zeiten keinen Anwender mehr vom Stuhl hauen. Viel lieber möchte man von einer gut gestalteten und übersichtlichen Bedienoberfläche empfangen werden, die Lust darauf macht, mit der Software zu arbeiten. Datenfriedhöfe sind out – in sind dagegen dynamische Listen, klickbare Stapelanzeigen und mehrfarbige Grafiken. Bei Bedarf sollen sich die Anwender einfach und schnell ad-hoc Auswertungen selbst erstellen können. E-Mails mit dem gewünschten Geschäftsbeleg als PDF-Anhang sollen sich direkt aus der Anwendung erstellen lassen und die Kundenhistorie soll mit einem 360°-Gesamtblick mit wenigen Klicks einsehbar sein. Jeder Anwender soll den Startbildschirm nach seinem persönlichen Geschmack einrichten können und die angezeigten Informationen genau auf die Tätigkeit hin maßschneidern: Welche Vorgänge sind offen? Welche Aufgaben habe ich bis wann zu erledigen? Wo brauchen Kollegen eine Info von mir? Wo droht ein Terminverzug? Diese Liste ließe sich noch um viele Punkte erweitern.

Wie lässt sich die Benutzerfreundlichkeit in Auswahlverfahren priorisieren?

Unsere Erfahrung in aus den ERP-Auswahlprojekten zeigt, dass die Benutzerfreundlichkeit auf der Prioritätsliste vieler Firmen ganz oben steht. Jedoch wird die Wichtigkeit der Benutzeroberfläche im Vergleich zur Funktionalität des ERP-Systems leicht verkannt. Ohne Zweifel ist die Benutzerfreundlichkeit ein wichtiger Aspekt. Aber sie sollte in der Entscheidungskaskade weiter hinten angesiedelt werden – also nach der eingehenden Auseinandersetzung mit der Funktionalität. Ein ERP-System passt dann ins Unternehmen, wenn die Kernanforderungen erfüllt werden, die sich aus den wesentlichen Geschäftsprozessen ergeben. Erst dann macht es Sinn sich über die Benutzerfreundlichkeit Gedanken zu machen. Anders ausgedrückt: Die schönste Bedienoberfläche nützt nichts, wenn nicht dahinter die nötigen Funktionen vorhanden sind. Mit diesem Ansatz lässt sich die Auswahl der in Frage kommenden ERP-Systeme deutlich leichter einschränken, weil man sich an den echten Kernanforderungen orientiert. Hierbei ist ein individuell erstelltes Lastenheft unerlässlich. Damit bekommt man den absolut notwendigen Tiefgang in die Softwareauswahl. Wird die Softwareauswahl rein auf eher oberflächlichen Aspekten wie der Gestaltung der Benutzeroberfläche oder der Reputation eines bestimmten Produkts aufgebaut, läuft man zwangsläufig Gefahr, dass sich die Software in der späteren Praxis in puncto Erfüllung der Prozessanforderungen als Fehlschlag erweist.

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