Was leistet ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Software für Dokumentenmanagement hat in den letzten Jahren erheblich an Bedeutung gewonnen. Dieser Trend dürfte durch den kürzlich erfolgten Wegfall der Signaturpflicht für PDF-Rechnungen noch verstärkt werden. DMS-Systeme sorgen zum einen dafür, dass Dokumente (E-Mails, Papierbelege, PDF-s…) strukturiert abgelegt werden. Ebenso wichtig sind die Suchmöglichkeiten in einem DMS, weil anhand frei definierbarer Suchbegriffe (Dokumententyp, Projekt, Kunde, Produkt, Datum…) das gewünschte Dokument schnell gefunden werden kann.

Was leistet ein DMS?

Bildquelle: youthmedia | sebplanet

Weitere Vorteile von DMS-Systemen

Ein weiterer Vorteil zeigt sich, wenn Mitarbeiter abwesend sind. Durch den zentralen Zugriff stehen die Dokumente auch den Kollegen mit entsprechender Berechtigung zur Verfügung. Um die Prozesslücke zwischen Papierbeleg und dem ERP-System zu schließen, lassen sich moderne DMS-Lösungen direkt in das ERP einbetten. Dann können beispielsweise PDF-Belege mit drag & drop ins ERP übernommen werden. Die weitere Verarbeitung im DMS geschieht automatisch im Hintergrund. Ein klassischer Anwendungsfall ist der Umgang mit Eingangsrechnungen, für den viele DMS-Systeme einen Workflow anbieten.

Die einzelnen Schritte eines Workflows für den Rechnungseingang:

  • Die Eingangsrechnung wird gescannt und ins DMS übernommen.
  • Der Beleg wird mit digitalem Eingangsstempel versehen und dem Einkaufsvorgang im ERP-System zugeordnet.
  • Der Beleg wird mit einem Workflow an die zuständigen Kollegen zur Freigabe weitergeleitet.
  • Die Rechnung erhält eine digitale Freigabe und wird zur Verbuchung und Zahlung an die Buchhaltung übergeben.

Mit solchen Workflows lassen sich deutliche Einsparungen erzielen, weil Rückfragen, Suchtätigkeiten und die Ablage entfallen. Der Einsparungseffekt ist sogar noch größer, wenn die Mitarbeiter an unterschiedlichen Standorten tätig oder sehr viel unterwegs sind.

Schreiben Sie einen Kommentar

Wir sind sehr an einer offenen Diskussion und zusätzlichen Aspekten interessiert, behalten uns aber vor, beleidigende Kommentare sowie solche, die offensichtlich zwecks Suchmaschinenoptimierung abgegeben werden, zu editieren oder zu löschen. Mehr dazu in unseren Kommentarregeln. Ihre E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht.

Sie können folgende HTML-Tags benutzen: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>