Wir kennen aus vielen Kundengesprächen die Forderung: „Wir brauchen unbedingt Dummy-Artikel, um in unserer Abteilung richtig arbeiten zu können!“ Unter Dummy-Artikel ist zu verstehen, dass es in den Stammdaten einen oder mehrere variable Artikel gibt, die im ERP-System immer dann verwendet werden, wenn der dafür nötige reale Artikel nicht im System vorhanden ist. Die Motivation für Dummys ist immer die gleiche: Es geht darum, im ERP-System schnell eine Bestellung oder ein Verkaufsangebot zu erstellen. Nur fehlt der dafür nötige Artikel. Einen Artikel anzulegen dauert zu lange oder es fehlt am Wissen oder an den Benutzerrechten. Abhilfe winkt durch den allseits beliebten Dummy-Artikel. Die Problematik tritt besonders in Branchen mit großer Artikel- und Variantenvielfalt auf. So zum Beispiel im Maschinenbau, in der Elektronikbranche, beim Fahrzeugbau und bei Apparate- und Gerätebauern. Der Dummy-Artikel schließt die Lücke der im ERP-System nicht vorhandenen Artikel. Er wird kurzerhand in den entsprechenden Beleg eingefügt, Beschreibung und Preis werden überschrieben und schon ist das Problem gelöst. Aber leider nur scheinbar. Denn die nachfolgenden Abteilungen kämpfen mit den daraus resultierenden Schwierigkeiten:
- Laufen mehrere Bestellungen auf den Dummy-Artikel, ist im Wareneingang keine Zuordnung möglich.
- Schickt der Kunde einen Dummy-Artikel zurück oder möchte einige Zeit später den gleichen Artikel wieder bestellen, ist nur schwer nachvollziehbar, um was es sich genau handelt.
- Beim Dummy-Artikel ist der gewichtete durchschnittliche Einstandspreis falsch. Es entstehen Probleme bei der Bewertung des Lagers in der Inventur.
- Auswertungen werden verfälscht
Dummy-Artikel sind oft ein Störfaktor in den betrieblichen Abläufen Bildquelle: rozhanovsky|shutterstock
Für die Verwendung von Dummy-Artikeln werden immer wieder die gleichen Gründe genannt. Diese führen wir nachfolgend an und zeigen Möglichkeiten der Abhilfe, wie sie häufig in modernen ERP-Systemen zu finden sind:
Das Anlegen eines Artikels dauert zu lange
Viele ERP-Systeme haben eine Kopierfunktion. Wird ein ähnlicher Artikel als Ausgangspunkt gewählt, werden die Grundeinstellungen übernommen und es müssen nur wenige Dinge ergänzt werden. Artikel lassen sich auch schnell anlegen, wenn dazu Vorlagen genutzt werden können.
Der Artikelstamm wird unübersichtlich
Leistungsfähige ERP-Systeme verfügen über flexible Suchfunktionen, mit denen der gewünschte Artikel schnell gefunden werden kann. Vielfach kann die Artikelliste mit vordefinierten Filtern verkleinert werden. Damit hat man die wichtigsten Artikel im Blick und kann im Bedarfsfall auch auf die weniger wichtigen zugreifen.
Artikel dürfen nur von qualifizierten Mitarbeitern angelegt werden
Dahinter steckt vielfach die Absicht, doppelte Artikel oder falsche Einstellungen zu vermeiden. Abhilfe gegen doppelte Artikel liegt in der Verwendung von Gruppierungen oder Sachmerkmalen. Gegen falsche Einstellungen beim Artikel und die damit verbundene falsche Verbuchung in der Buchhaltung helfen wiederum Vorlagen, mit denen die richtigen Einstellungen beim Artikel automatisch eingetragen werden. Wird auf solche Möglichkeiten zurückgegriffen, kann auch der Kreis der Mitarbeiter erweitert werden, der Artikel im ERP-System anlegen darf.