Der Markt bietet unzählige ERP-Lösungen für die unterschiedlichsten Anwendungsbereiche an. Viele davon verfügen über eine integrierte Buchhaltung. Andere verzichten darauf und konzentrieren sich ganz auf die Abbildung der Wertschöpfungskette. Deshalb stellt sich die Frage, für welche Firmen das eingegliederte Finanzmanagement sinnvoll ist. Wo liegen die Vorteile? Gibt es Nachteile? Die Software Lotsen haben das Thema unter die Lupe genommen und für Sie aufbereitet.

Die Aufgaben der Buchhaltung

Zunächst möchten wir den Blick darauf richten, welche Aufgaben in der Buchhaltung erledigt werden:

• Erfassen von Erlösen und Aufwänden aus Warenbewegungen (Verkauf und Einkauf von Waren)
• Erfassen von sonstigen Aufwänden (Telefon, Internet, Miete, Strom, Versicherungen, Beiträge…) in Soll-Haben-Buchungen
• Meldungen an Behörden: Umsatzsteuervoranmeldung, Intrastat, Zusammenfassende Meldung…
• Zahlungsverkehr gegenüber Lieferanten und Kunden
• Mahnwesen
• Berichtswesen/Reporting
• Kostenrechnung
• Inventur und Lagerwertermittlung

Für die Verwendung der Buchhaltung gibt es unterschiedliche Voraussetzungen. Es hängt davon ab, ob die Buchhaltung eher als lästiges Übel gesehen wird oder ob man die Daten als Informationsdrehscheibe nutzt, um das Unternehmen jederzeit zu überblicken. Wir haben drei verschiedene Unternehmenstypen für den Umgang mit der Buchhaltung identifiziert:

Typ 1 – ERP-System ohne Buchhaltung

Für welche Firmen empfehlenswert?

Kleinere Firmen und EPU geben die Buchhaltung vielfach komplett an den Steuerberater ab, um sich ganz auf die Geschäftstätigkeit zu konzentrieren. Die Finanzbuchhaltung könnte weder zeitlich noch fachlich selbst erledigt werden, weil kein entsprechend qualifiziertes Personal vorhanden ist.

Wie wird die Buchhaltung abgewickelt?

In diesen Firmen werden die ERP-Systeme vielfach ausschließlich für die Materialwirtschaft und den Verkauf genutzt. Die Rechnungen und Belege der Ein- und Verkäufe – also Aufwände und Erlöse – werden regelmäßig an den Steuerberater übergeben. Im Steuerbüro werden die Daten erfasst und z.B. die Umsatzsteuervoranmeldung erstellt.

Was sind die Besonderheiten?

Steuerberater verfügen über professionelle Buchhalter und dementsprechend wird hohe Qualität geliefert. Dieser Service hat aber auch seinen Preis. Für die laufende unterjährige Buchhaltung können schnell mehrere Hundert Euro zusammenkommen. Es sollte darauf geachtet werden, dass man als Unternehmer trotz der Auslagerung jederzeit den Überblick über die wichtigsten Kennzahlen hat. Gleiches gilt für die Verwaltung der Zahlungen der Kunden mitsamt Mahnwesen.

Typ 2 – ERP-System mit Schnittstelle zur Buchhaltung

Für welche Firmen empfehlenswert?

Dieser Weg wird eingeschlagen, wenn das eingesetzte ERP-System keine eigene Buchhaltung aufweist oder wenn man sich nicht von der liebgewonnen Buchhaltungssoftware verabschieden möchte. Diese Firmen haben typischerweise ein Geschäftsvolumen, das eigenes Personal in der Buchhaltung erfordert. Bezüglich der Auswertungen und Berichte bestehen bei diesem Typ zumeist keine besonderen Anforderungen.

Wie wird die Buchhaltung abgewickelt?

Sämtliche Bewegungen aus Ein- und Verkäufen werden aus dem ERP-System über die Schnittstelle in die Buchhaltungssoftware übernommen. Im ERP hinterlegte Merkmale sorgen dafür, dass die richtigen Konten angesprochen werden und die Umsatzsteuer richtig verbucht wird. Aufwände, die nicht aus Artikeleinkäufen resultieren – wie z.B. Miete, Strom und Telefon – werden in der Buchhaltungssoftware mit Soll-Haben-Buchungen erfasst. Meldungen an Behörden – wie die Umsatzsteuervoranmeldung, Zusammenfassende Meldung und Intrastat – werden in der Buchhaltungssoftware abgewickelt. Deshalb müssen die entsprechenden Daten – wie UID-Nr. des Kunden – für die Zusammenfassende Meldung und Warennummer für die Intrastat-Meldung vom ERP-System an die Buchhaltungssoftware übergeben werden.

Was sind die Besonderheiten?

Bei dieser Form der Buchhaltung laufen die Fäden zentral zusammen und dementsprechend ist der Überblick über den aktuellen Status des Unternehmens gegeben. Die unterjährige Buchhaltung kann weitgehend ohne Zuhilfenahme des Steuerberaters erfolgen. Seine Haupttätigkeit ist die Erstellung von Jahresabschluss und Bilanz. Je nachdem, ob der Datenaustausch über die Schnittstelle in Echtzeit oder mit Zeitversatz geschieht, kann es zu Aktualitätsproblemen kommen. Die Schnittstelle zwischen ERP und Buchhaltung kann sich als Hemmschuh für Detailauswertungen oder ein Kostenrechnungssystem erweisen.

Die Finanzbuchhaltung ist die Grundlage für aussagekräftige Auswertungen      Bildquelle: nonwarit|shutterstock

Typ 3 – ERP-System mit integrierter Buchhaltung

Für welche Firmen empfehlenswert?

Grundsätzlich wie bei Typ 2. Jedoch ermöglicht die integrierte Buchhaltung tiefergehende Auswertungen oder beispielsweise ein Kostenrechnungssystem, weil alle Daten in einem Pool abgelegt sind.

Wie wird die Buchhaltung abgewickelt?

Die Bewegungen aus Ein- und Verkäufen schlagen sich automatisch in der integrierten Buchhaltung nieder. Damit die Aufwände und Erlöse richtig verbucht werden, sind zuvor einige Einrichtungen bei den Artikeln, Kunden und Lieferanten nötig. Aufwände, die nicht aus Artikeleinkäufen resultieren –wie z.B. Miete, Strom und Telefon – werden mit Soll-Haben-Buchungen erfasst. Die Meldungen an Behörden – wie die Umsatzsteuervoranmeldung, Zusammenfassende Meldung und Intrastat –können direkt im Buchhaltungsmodul erstellt werden.

Was sind die Besonderheiten?

Der integrierte Ansatz sorgt dafür, dass die Daten in Echtzeit aktualisiert werden. Zudem sind fortgeschrittene Funktionen im Bereich der Auswertungen möglich, wenn etwa Merkmale oder Dimensionen bei den Stammdaten – wie Artikel oder Kunde – hinterlegt werden. Durch den Verzicht auf eine Schnittstelle entfallen die doppelte Pflege von Daten und ein Risikofaktor.

Linktipps:
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