ERP-Module optimal einsetzen

ERP-Module haben mittlerweile starke Verbreitung in Firmen fast jeder Größe und Branche. Sie steuern die wichtigsten Abläufe von Unternehmen in Buchhaltung, Warenwirtschaft, Vertrieb und in der Produktion. ERP-Module bringen Transparenz in die Wert- und Warenflüsse und liefern grundlegende betriebswirtschaftliche Kennzahlen.

Aufbau der ERP-Module

ERP-Module sind Softwaresysteme, die mehrstufig aufgebaut sind. Eine zentrale Datenbank dient als Speicherort sämtlicher Informationen. In modernen ERP-Modulen kann die Einsicht auf sensible Informationen mit einer Rechteverwaltung limitiert werden. Die Bandbreite der ERP-Module erstreckt sich von schlanken Software-Paketen über spezifische Branchen-Lösungen bis hin zu mächtigen, individuell adaptierbaren Software-Anwendungen.

Ein ERP-Modul sorgt für optimale Prozesse

Ein ERP-Modul ist das effiziente Bindeglied zwischen den einzelnen Abteilungen einer Firma       Bild: kupicoo/istock

Finanzierung von ERP-Modulen

Für den Kauf von ERP-Modulen stehen verschiedene Optionen zur Verfügung. Bevor diese vorgestellt werden, soll aber zunächst ein Blick auf die Kostenarten geworfen werden. Im Softwareumfeld gibt es im Wesentlichen drei verschiedenen Kostenarten:

  • Kosten für die Lizenzen der ERP-Module
  • Wartungskosten für die ERP-Module (jährliche Service- oder Upgradegebühr in Prozent vom Lizenzwert, die berechtigt neue Releases des ERP-Moduls zu erhalten)
  • Dienstleistungskosten für die Einführung der ERP-Module

Die einzelnen Kaufoptionen für ERP-Module sind:

  • Kauf der ERP-Module (auch on-premises)
    Hier werden die Softwarelizenzen am Beginn des ERP-Projekts erworben und verrechnet. Die Wartungskosten werden in der Regel jährlich ab dem Lizenzierungszeitpunkt verrechnet. Die Dienstleistungen werden separat nach Aufwand abgerechnet. Bei der Kaufvariante wird die Software in vielen Fällen auf der Hardware des Kunden installiert.
    Vorteil: Auf lange Sicht ist diese Variante oft günstiger.
    Nachteil: Der Betrag für die Lizenzen ist im Vorhinein zu entrichten. Deshalb kann es sinnvoll sein, diese Variante zu wählen, aber über Kredit oder Leasing zu finanzieren (siehe Linktipp unten).
  • Miete der ERP-Module (on-demand, SaaS, ASP oder Cloud)
    Bei dieser Variante werden Lizenzen und Wartungskosten monatlich oder pro Quartal verrechnet. Häufig werden nur die tatsächlich in diesem Zeitraum aktiven Benutzerlizenzen abgerechnet. Bei dieser Variante wird die Software vielfach in externen Rechenzentren installiert, weshalb auch von Cloud gesprochen wird. Die Dienstleistungen für die Implementierung wird im Normalfall nach Aufwand verrechnet.
    Vorteil: Die (hohe) Anfangsinvestition entfällt.
    Nachteil: Über mehrere Jahre sind die Kosten zumeist höher als bei der Kaufvariante.

Leistungsfähige Analysen und Berichte

Leistungsstarke ERP-Module bieten Tools an, mit denen sich die Anwender eigene Berichte erstellen können, ohne dafür einen Programmierer zu benötigen. Vorteilhaft sind automatisierte Auswertungen, die zu einem definierten Zeitpunkt direkt an die gewünschten Empfänger per E-Mail geschickt werden. So können beispielsweise Verkäufer über ihre monatlichen Umsätze informiert werden, ohne dass dafür interne Ressourcen in Anspruch genommen werden müssen. Der Trend geht weg von statischen Berichten hin zu dynamischen Formaten, in denen die Daten weiter verarbeitet werden können. Der Klassiker ist, dass Daten aus dem ERP-Modul über einen standardisierten Export an Microsoft Excel übertragen werden.

Das ERP-Modul bringt einen echten Mehrwert für das Unternehmen, wenn rechtzeitig auf besondere Entwicklungen reagiert werden kann. Deshalb ist der Anspruch an ein gutes Berichtswesen ist, dass wichtige Trends frühzeitig erkannt werden:

  • wegbrechende Kunden
  • ungewöhnliche Änderungen in der Nachfrage
  • unvorhergesehene Kostenentwicklungen

Rollenbasierte Bedienoberfläche

Aktuelle ERP-Module glänzen mit einer Oberfläche, die für jeden Benutzer ein Info-Cockpit als Grundansicht liefert. Der User erhält darin übersichtlich dargestellt die für seine Tätigkeit grundlegenden Infos und kann gezielt damit arbeiten. So können die wesentlichen Aufgaben schon in der Hauptansicht erledigt werden. Nur für Ausnahmefälle ruft der Mitarbeiter Funktionen aus der übrigen Menüstruktur auf.  Perfekt ist, wenn Aufgaben und Erinnerungen auch im Startbildschirm aufgelistet sind. Erfahrungsgemäß werden sie weniger beachtet, wenn sie tief in den Menüstrukturen schlummern.

Linktipps

Gute Informationen zum Thema Leasen oder Kaufen?
Definition der Begriffe On-Premise, On-Demand und SaaS
Zum Beitrag ERP für den Handel

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