Wir kennen aus unserer Beratungstätigkeit ein Unternehmen, das vor einigen Jahren Dynamics NAV eingeführt hat. Man versprach sich bessere Abläufe und man hätte auch die Vorteile der in Dynamics NAV integrierten Finanzbuchhaltung nutzen können. Hätte! Die Leiterin der Buchhaltung war es gewohnt, dass Warenwirtschaft und Buchhaltung in eigenständigen Anwendungen abgebildet sind. Jede Eingangs- und Ausgangsrechnung wurde separat nochmal in der Buchhaltungssoftware erfasst. Dass die Kollegen von Einkauf und Vertrieb mit der Erstellung von Rechnungen in Dynamics NAV künftig unmittelbar Buchungen in „ihrer“ Buchhaltung auslösen, erschien ihr völlig abwegig. Deshalb hat sie dafür plädiert, die im Standard von NAV vorhandene Verbindung zwischen Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung zu kappen, damit wie bisher gewohnt verfahren werden konnte. Zu allem Unglück hat der NAV-Partner die Unsinnigkeit dieses Wunsches nicht erkannt oder zumindest nicht aufzeigen können. Jedenfalls wurde der dilettantische Plan tatsächlich umgesetzt.

Ein ERP-System hat viele Vorteile, wenn es wie vorgesehen genutzt wird                          Bild: Singkham/Shutterstock

Nachdem die Buchhalterin in den wohlverdienten Ruhestand gegangen war, wurde dem Unternehmen nach und nach klar, welcher Vorteil leichtfertig hergegeben wurde. Die Nachfolgerin in der Buchhaltung war vertraut in der Arbeit mit einem im ERP-System integrierten Modul für Finanzbuchhaltung. Sie war es leid, so viele manuelle Buchungen durchzuführen, wo doch sämtliche Daten im ERP-System vorhanden sind. Notgedrungen wurde die Buchhaltung von NAV wieder angedockt. Nun werden die PS von Dynamics NAV wirklich genutzt und die Buchhalterin kann sich auf wichtigere Dinge konzentrieren.

Selbstverständlich ist es ein Paradigmenwechsel, wenn ein Unternehmen auf ein ERP-System mit integrierter Buchhaltung umsteigt. Die damit verbundenen Befürchtungen der Buchhalter kennen wir aus vielen Kundengesprächen. Jedoch zeigt die Erfahrung, dass es nur einige wenige organisatorische Maßnahmen braucht, um die richtige Verbuchung der Aufwände und Erlöse zu gewährleisten. Die Kollegen aus Einkauf und Verkauf müssen bei der Anlage von neuen Kunden, Lieferanten und Artikeln ein paar Dinge beachten, damit die Warenbewegungen richtig zugeordnet werden. Dies ist aber wahrlich keine besondere Kunst. Zudem können in leistungsfähigen ERP-Systemen Pflichtfelder definiert werden, damit bei der Erfassung keine Daten vergessen werden können.

Linktipps:
Das ERP-System Navision
ERP mit integrierter Buchhaltung