Kürzlich hat uns der Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens über seine negativen Erfahrungen mit einem ERP-Projekt berichtet. Nachdem das alte ERP-System in die Jahre gekommen war, stand ein Upgrade auf die neueste Version an. Jedoch hätte dieses Upgrade fast so viel gekostet wie eine komplette Neueinführung. Der Grund dafür lag in der Vielzahl von Individualanpassungen und in einigen komplexen Anforderungen in der Materialwirtschaft. Deshalb machte man sich zusammen mit einem externen Berater auf die Suche und wurde schnell bei einem anderen Anbieter fündig. Dieser Anbieter versicherte, die Anforderungen vollständig zu erfüllen und dies zu deutlich niedrigeren Kosten. Damit war der alte Anbieter aus dem Rennen, schien doch die Entscheidung für den neuen logisch richtig. Die Realität sah allerdings ganz anders aus: Noch bevor das Projektziel des Echtbetriebs überhaupt in Sichtweite lag, war das Budget schon vollständig aufgebraucht. Organisatorische und fachliche Mängel beim neuen Anbieter führten zu erheblichen Zeitverzögerungen, Mehraufwänden und hoher Frustration bei den Mitarbeitern. Schlussendlich zog man die Reißleine und trennte sich von diesem Anbieter, um nicht noch mehr Schaden anzurichten.
Worst-case für jedes ERP-Projekt: Streit mit dem Anbieter Bildquelle: stevanovic | shutterstock
Wo lag das Problem?
Der Kunde ist einem Lockangebot aufgesessen, dessen einziges Ziel es war, den Fuß in die Tür zu bekommen. Mit etwas Gespür hätte der externe Berater (es handelt sich NICHT um die Software Lotsen) diesen unglücklichen Projektverlauf verhindern können.
Wie kann man sich davor schützen?
Im vorliegenden Fall wurde vom Berater ein Standard-Fragenkatalog eingesetzt, der die Komplexität der Kundenanforderungen nur unzureichend widerspiegelte. Damit musste der Anbieter nicht wirklich Farbe bekennen. Um diesem Risiko vorzubeugen, verwenden die Software Lotsen bei der ERP-Auswahl ausschließlich kundenindividuell erstellte Lastenhefte. Der Gefahr von Lockangeboten wirken wir entgegen, indem die Kostenschätzungen mit üblichen Marktwerten abgeglichen werden.