Eine der Kernaufgaben eines ERP-Systems ist das durchgängige Management des Materialflusses. Im Spannungsfeld zwischen hoher Lieferfähigkeit und möglichst geringer Kapitalbindung im Lager gilt es, die physischen Materialströme innerhalb dieser Gegensätze zu optimieren. Diese an sich schon herausfordernde Aufgabe wird zusätzlich erschwert durch Teilprozesse wie Streckenlieferung, Fremdarbeit oder verlängerte Werkbank, kunden- und lieferantenseitige Reklamationsabwicklung und einer steigenden Anzahl von Kundenaufträgen mit geringerer Stückzahl und zunehmender Variantenvielfalt.

Die Erwartungshaltung an ein ERP-System beschränkt sich aber nicht auf den Materialfluss. Auch im Mittelstand rückt der Wertefluss immer mehr in den Fokus. Nachfolgend werden verschiedene Szenarien vorgestellt, welche Informationen von einer ERP-Software hinsichtlich Wertefluss erwartet werden.

Wertefluss im ERP-System – Kalkulation und Nachkalkulation

Vorkalkulation

In vielen Unternehmen wird die Vorkalkulation in MS Excel durchgeführt. Dies ist entweder der Flexibilität einer Tabellenkalkulation geschuldet oder dem Umstand, dass das ERP-System diese Funktionalität schlicht nicht anbietet. Doch die Vorkalkulation im ERP-System bietet einige Vorzüge, wenn das Kalkulationsmodul dem aktuellen Stand der Technik entspricht:

• Ähnliche Kalkulationen können schnell gefunden und kopiert werden, um vorhandene Erfahrungswerte zu nutzen
• In die Kalkulation fließen tagesaktuelle Einkaufspreise ein
• Es können vordefinierte Kalkulationsschemen verwendet werden, um keine Punkte zu vergessen und Zuschlagssätze vorzugeben
• Nützlich ist, wenn mit dem Kalkulationsmodul Szenarien betrachtet werden können, wie z.B. andere Stückzahlen, punktuelle Kostensteigerungen oder geänderte Zuschläge …

Aktueller Soll-Ist-Vergleich

In Unternehmen mit eigener Fertigung und im Projektgeschäft ist es unverzichtbar, dass die in der Kalkulation definierten Sollwerte mit einem Klick mit den tagesaktuellen Istwerten verglichen werden können. Das dahinterstehende Ziel ist hierbei, bei Abweichungen kostenseitiger oder zeitlicher Art frühzeitig gegensteuern zu können.

Nachkalkulation

Die Nachkalkulation ist ganz ähnlich gelagert wie der Soll-Ist-Vergleich. Der grundlegende Unterschied ist, dass der Auftrag zum Zeitpunkt der Nachkalkulation bereits abgeschlossen ist. Hilfreich ist, wenn in die Nachkalkulation auch Aufwände einfließen können, die erst im Nachhinein erfasst wurden.

Ein ERP verbindet Material- und Wertefluss         Bild: Pressmaster|Shutterstock

Wertefluss im ERP-System – Liquiditätsplanung

Die Liquiditätsplanung spielt in kapitalintensiven Branchen und im Projektgeschäft eine wichtige Rolle. Ziel der Liquiditätsplanung ist die vorausschauende Planung der liquiden Mittel und des Bedarfs an Fremdkapital. Die Liquiditätsplanung ist im ERP-System perfekt verortet, weil hier Aufwände und Erlöse ohnehin schon vorhanden sind. Oft braucht es nur noch wenige Zusatzinformationen, um die Grundlage für eine professionelle Liquiditätsplanung zu schaffen. Dies ist beispielsweise der gestaffelte Zeitplan für Forderungen und Verbindlichkeiten, der sich im ERP-System zu einer aussagekräftigen Gesamtsicht zusammenführen lässt.

Wertefluss im ERP-System – Kostenrechnung

Eine wesentliche Aufgabe der Kostenrechnung ist die Herstellkosten der Erzeugnisse zu ermitteln. Im ERP werden sowohl variable Kosten als auch Gemeinkosten verwaltet, die sich nicht unmittelbar auf die Produkte umlegen lassen. Aufgrund der vorliegenden Datengrundlage ist es zielführend, die Kostenrechnung als integrativen Bestandteil des ERP-Systems anzusiedeln. Leistungsstarke ERP-Systeme bilden sowohl die Teilkosten- als auch die Vollkostenrechnung ab. Rein datentechnisch werden Merkmale oder Dimensionen verwendet, um einzelnen Transaktionen die richtige Ausprägung hinsichtlich Kostenart, Kostenstelle oder Kostenträger zu geben. Diese Merkmale werden bereits in den Stammdaten (z.B. in der Artikelkarte oder in Vorlagen der Buchhaltung) hinterlegt oder sind manuell bei der Transaktion auszuwählen. Mit der Kostenrechnung schließt sich der Kreis zur eingangs erwähnten Kalkulation, weil die Kostenrechnung häufig die in der Kalkulation verwendeten Zuschlagssätze liefert.

ERP-System – vom Materialfluss zum Wertefluss – weiterführende Links:

Die grundlegenden Zusammenhänge der Kostenrechnung anschaulich erläutert mehr