Wir werden von Kunden häufig gefragt, in welcher Tiefe die Anforderungen für die Auswahl einer Software erhoben werden sollen. Wir empfehlen die Kernprozesse im Ist-Zustand bis zur untersten Ebene zu analysieren und alle Punkte mit Softwarerelevanz im Lastenheft festzuhalten. Dabei sollten alle relevanten Abteilungen in die Erhebung der Anforderungen einbezogen werden. Diese gesamthafte und detaillierte Vorgehensweise hat zwei wesentliche Vorteile:

• Die Softwareauswahl wird selektiver und aussagekräftiger
• Bei der Einführung der Software gibt es keine überraschend auftauchenden Anforderungen

Selbstverständlich gehören auch die anvisierten Prozessoptimierungen und die Soll-Prozesse ins Lastenheft. Mit dieser Vorgehensweise wird gewährleistet, dass das Lastenheft tatsächlich die spezifischen Anforderungen des Unternehmens wiedergibt. Das Lastenheft erhält eine deutliche Kontur und ist die tragfähige Basis für die anschließende Einführung der Software.

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In der Praxis erleben wir es immer wieder, dass bei der Softwareauswahl auf die zuvor geschilderte Auseinandersetzung mit Detailanforderungen aus den Prozessen verzichtet wird. Die Entscheidung für eine Software fällt dann häufig aufgrund des wohlklingenden Namens der Software, weil eine Branchenlösung entsprechende Eignung suggeriert oder weil es eine persönliche Beziehung zum Anbieter gibt. Im schlechtesten Fall passiert das Ganze noch unter Zeitdruck.

Oft zeigt sich, dass die durch die schnelle Auswahl gewonnene Zeit nur die eine Seite der Medaille ist. Denn spätestens bei der Einführung der Software kommt die Wahrheit zum Vorschein. Die Detailarbeit in den Fachabteilungen zeigt schonungslos auf, ob das gewählte Produkt wirklich geeignet für die vorliegenden Abläufe ist. Sind Anforderungen nur teilweise oder gar nicht erfüllt, muss dies durch zeit- und kostenintensive Individualprogrammierungen kompensiert werden.

Gesamthaft gesehen ist es in jedem Falle günstiger, diese Details schon in die Auswahl einfließen zu lassen. Damit besteht die Chance, eine maßgeschneiderte Software zu finden, die schon im Standard-Funktionsumfang die wesentlichen Punkte erfüllt. Diese lässt sich schneller einführen und aufwändige Änderungswünsche können weitgehend vermieden werden.

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