Die Digitalisierung ist derzeit in aller Munde. Die Diskussion macht naturgemäß auch nicht vor dem Mittelstand halt. Es gelte durch den Einsatz neuer und digitaler Technologien einen Vorsprung vor der Konkurrenz zu schaffen, um den Anschluss nicht zu verpassen. Im Umkehrschluss wird Unternehmen, die sich der Digitalisierung verweigern, gemeinhin eine düstere Zukunft prophezeit. Häufig genannte Ziele der Digitalisierung sind Effizienzsteigerung und Ausbau der Kommunikation zum Mark bzw. den Kunden. In der konkreten Umsetzung bedeutet dies den Aufbau von digitalen Kommunikationskanälen und die Reduktion von auf Papier basierenden Prozessen, Doppelerfassungen und Medienbrüchen. Doch schon oft haben sich über Gebühr gehypte Themen als Rohrkrepierer erwiesen, die von findigen Geschäftemachern mit eigenen Interessen in die Welt gesetzt wurden. Im Sinne einer differenzierten Betrachtung werden nachfolgend ausgewählte Prozesse beleuchtet, die von mittelständischen Unternehmen grundsätzlich digitalisiert werden können. Diese werden einer Einordnung nach folgenden Kriterien unterzogen:
- Beitrag zur Effizienzsteigerung
- Stärkung der Marktposition
- mögliche Abbildung im ERP-System
Digitalisierung in Richtung Märkte und Kunden
| Ansatz der Digitalisierung | Beitrag zur Steigerung der Effizienz | Beitrag zur Stärkung der Marktposition | Möglichkeit zur Abbildung im ERP-System bzw. ERP-naher Software | Bemerkungen |
| Entwicklung digitaler Produkte und Geschäftsmodelle | 0 | +++ | abhängig vom Einzelfall | |
| Möglichkeit für Kunden Produkte und Services online zu erwerben | +++ | +++ | +++ | Entweder in separatem Online-Shop oder über Portalfunktionen eines ERP-Systems. Zudem Verlagerung des Erfassungsaufwands an den Kunden. |
| Möglichkeit Produkte online zu kalkulieren bzw. konfigurieren | 0 | ++ | ++ | Produktkonfiguratoren kommen sowohl als Teil des ERP-Systems, als auch als eigene Anwendungen zum Einsatz. |
| Möglichkeit für Kunden Geschäftsvorgänge anzulegen | +++ | ++ | +++ | Beispielsweise Reklamationen, Retouren und Tickets. Zudem Verlagerung des Erfassungsaufwands an den Kunden. |
| Möglichkeit für Kunden sich über Geschäfts-vorgänge oder Produkte zu informieren | +++ | ++ | + | Stark abhängig vom Funktionsumfang des ERP-Systems |
| Bereitstellung von Rechnungen in universalen Austauschformaten | + | +++ | +++ | Z.B. ebInterface oder ZUGFeRD |
Digitalisierung interner Prozesse
| Ansatz der Digitalisierung | Beitrag zur Steigerung der Effizienz | Beitrag zur Stärkung der Marktposition | Möglichkeit zur Abbildung im ERP-System bzw. ERP-naher Software | Bemerkungen |
| Elektronische Zeiterfassung | +++ | 0 | +++ | Erfassung der Anwesenheitszeit |
| Betriebsdatenerfassung | +++ | 0 | +++ | Erfassung der Zeiten auf Fertigungs- oder Kundenaufträge |
| Projektzeiterfassung | +++ | + | +++ | Erfassung der Zeiten auf Projekte oder -zeilen. |
| Reisekostenabrechnung | +++ | 0 | +++ | |
| Digitaler Urlaubsantrag | ++ | 0 | +++ | |
| Workflow zur Bearbeitung und Freigabe von Eingangsrechnungen | +++ | 0 | +++ | Häufig unter Einsatz einer Software für Dokumentenmanagement |
| Beauftragung von Paketdienstleistern | +++ | ++ | +++ | Vielfach direkte Anbindung der Paketdienstleister aus dem ERP-System mit track & trace und Gelangensbestätigung |