Was zeichnet den Projektleiter einer Softwareeinführung aus?

Bei der Einführung einer Business-Software wie z.B. einem ERP- oder CRM-System ist es empfehlenswert, einen Projektleiter oder eine Projektleiterin dafür einzusetzen. Die Projektleitung ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für eine erfolgreiche Softwareeinführung. Dies gilt gleichermaßen für die Projektleitung auf Kundenseite als auch auf Seite des Systemhauses, das die ausgewählte Software implementiert. Für die Besetzung der Projektleitung auf Kundenseite gibt es mehrere Möglichkeiten. Am häufigsten wird sie mit einem Mitarbeiter besetzt wird, der schon im Unternehmen ist. Gelegentlich wird extra ein Mitarbeiter für diese Tätigkeit eingestellt oder ein externer Projektleiter wird mit dieser Aufgabe betraut.

Die Tätigkeit des Projektleiters lässt sich in unterschiedliche Rollen gliedern, die das breite Spektrum dieser Tätigkeit aufzeigen:

Moderator

Die Projektleitung stellt eine klassische Schnittstellenfunktion dar. Deshalb ist der Projektleiter als Moderator zwischen Kunde und Softwarehaus, zwischen einzelnen Abteilungen und im Austausch mit der Geschäftsführung gefordert. Die Projektleitung soll das zentrale Sprachrohr vom Unternehmen zum Softwarehaus sein, wenn beispielsweise Prozesse definiert oder Anforderungen formuliert werden. Das hat sich in der Praxis als vorteilhaft erwiesen. Der Projektleiter sammelt die unterschiedlichen Anforderungen der Abteilungen und Mitarbeiter, gleicht sie ab und gibt dann eine klare und einheitliche Linie an das Softwarehaus weiter. Diese Vorgehensweise reduziert Missverständnisse und damit verbundene erhöhte Aufwände. Der gleiche positive Effekt wird erzielt, wenn im Livebetrieb auftauchende Supportanfragen von einer zentralen Stelle aus an das Softwarehaus übermittelt werden. Ein Teil dieser Supportanfragen lässt sich erfahrungsgemäß schon intern klären.
Ideal ist, wenn die Projektleitung die Sprache der Anwender versteht und in die Sprache der IT-Spezialisten übersetzen kann, weil diese Welten erstaunlich weit auseinander liegen. Projektleiter sollten gute Kommunikationsfähigkeiten mitbringen und ausgleichend wirken, falls die Wogen mal hochgehen. Der Projektleiter muss auch motivieren können und die nötige Überzeugungskraft mitbringen, um Kollegen zu neuen Arbeitsweisen zu bewegen, auch wenn die liebgewonnenen alten Prozesse sehr vertraut sind.

Projektmanager

Es leuchtet leicht ein, dass eine der wesentlichen Aufgaben im Projektmanagement liegt. Es gilt in Abstimmung mit dem Softwarehaus einen Einführungsplan mit übergeordneten Phasen und darin enthaltenen Einzelmaßnahmen zu entwickeln. Dabei ist der kritische Blick des Projektleiters hinsichtlich Machbarkeit, Sinnhaftigkeit und Einhaltung Zeitplan bzw. Budget gefragt. Auf der operativen Ebene steuert der Projektleiter die Aufgaben der Kollegen im Unternehmen bzw. des Softwarepartners. Im Sinne des Überblicks empfiehlt sich dazu ein Projektmanagementtool, das professionelle Softwarehäuser für ihre Projekte bereithalten. Diese Tools sind oft webbasiert und ermöglichen beiden Seiten Zugriff auf Projektdokumente, Aufgaben, Kontakte und Termine. Ideal ist, wenn darin auch die Historie des Projekts im Detail abgebildet ist, damit auch nach Monaten nachvollziehbar ist, wie Vereinbarungen und Entscheidungen getroffen wurden. Das Tracking der Aufgaben ist generell ein sehr wichtiger Erfolgsfaktor für Softwareeinführungen. Bei vielen Softwareprojekten, die in Schieflage geraten sind, ist ein Hauptgrund dafür, dass die Erledigung der Aufgaben nicht konsequent verfolgt und eingefordert wurde.
Das Projektmanagement umfasst auch die Steuerung des Softwarepartners. Es gilt Termine und Tätigkeiten zu planen, Angebote einzuholen, Aufträge zu erteilen, gelieferte Leistungen zu prüfen, Rechnungen zu kontrollieren und zur Zahlung freizugeben.

Spezialist

Die Projektleitung kennt im Idealfall die firmen- und produktspezifischen Besonderheiten und denkt abteilungsübergreifend. Damit können im Austausch mit dem Softwarehaus die Anforderungen an die Software genau formuliert werden. Deshalb sollte der Projektleiter bei den Workshops für die Definition der Geschäftsprozesse anwesend sein und kann im Idealfall die abteilungsübergreifende Sicht vertreten. Eine vieldiskutierte Frage ist, ob ein Projektleiter auch IT-Spezialist sein muss. Es kann keinesfalls schaden, wenn der Projektleiter selbst Reports oder Formulare gestalten kann. Dies ist aber keine Hauptaufgabe. Ein gutes Verständnis über die Prozesse und deren Abbildung in der Software sind deutlich wichtiger.

Die Fülle an verschiedenen Aspekten macht deutlich, dass die Projektleitung eine anspruchsvolle Tätigkeit ist. Deshalb sollte diese Position mit einem entsprechenden zeitlichen Freiraum ausgestattet werden und zumindest in der heißen Phase des Softwareprojekts weitgehend von anderen Aufgaben entbunden werden.

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