In vielen Unternehmen wird der Vertriebsaußendienst zumindest teilweise mit erfolgsabhängigen Provisionen entlohnt. Der damit verbundene administrative Aufwand für Ermittlung und Abrechnung ist in vielen Fällen sehr hoch. Deshalb lohnt sich häufig die Provisionsabrechnung direkt im ERP-System, weil im Normalfall die provisionsrelevanten Grundlagen – wie z. B. Umsätze – sowieso im ERP-System vorhanden sind. Zudem ist bei leistungsfähigen ERP-Systemen ein Provisionsmodul Teil des Standard-Lieferumfangs. Damit lassen sich die grundlegenden Anforderungen der Provisionsverwaltung bereits abdecken. Jedoch ist einschränkend festzuhalten, dass die Provisionssystematik in vielen Unternehmen so komplex ist, dass das Provisionsmodul durch individuelle Programmierungen erweitert werden muss.
Nachfolgend werden Anforderungen rund um die Provisionsabwicklung im ERP-System vorgestellt. Dabei wird eine Unterteilung nach Komplexität vorgenommen. Die grundlegenden Anforderungen sollten im Standard eines ERP-Systems abgebildet werden können. Die komplexen Anforderungen übersteigen dagegen oft den Standard-Leistungsumfang der ERP-Systeme.
Grundlegende Anforderungen der Provisionsabrechnung
- Im ERP-System kann pro Vertriebsmitarbeiter ein Prozentsatz hinterlegt werden, der als Provisionssatz für alle Umsätze gilt.
- Einzelne Artikel bzw. Materialien können – z. B. mittels Checkbox – auf nicht provisionsfähig gesetzt werden.
- Pro Vertriebsmitarbeiter kann eine Auswertung generiert werden, in der die erzielte Provision für einen bestimmten Zeitraum ausgewiesen ist.
Komplexe Anforderungen der Provisionsabrechnung
- Der Provisions-Prozentsatz lässt sich unterschiedlich nach Artikelgruppen verwalten.
- Umsätze, bei denen ein bestimmter Deckungsbeitrag unterschritten ist, werden von der Provisionierung automatisch ausgeschlossen.
- Abhängig vom erreichten Jahresumsatz werden unterschiedliche Prozentstaffeln für die Provisionsberechnung herangezogen.
Die Liste der komplexen Anforderungen lässt sich aus unserer Erfahrung aus vielen ERP-Auswahlprojekten beliebig fortsetzen. Ein praxistaugliches Provisionssystem zeichnet sich durch den richtigen Anreiz, aber auch durch Einfachheit, aus. Letzteres erleichtert als positiver Nebeneffekt auch die Umsetzung der Provisionsverwaltung im ERP-System.