ERP-Systeme werden mit sehr unterschiedlichen Lizenzmodellen vertrieben. Für Laien sind diese Modelle und die darin verwendeten Begriffen oft schwer zu durchschauen. Deshalb stellt dieser Beitrag nachfolgend die wichtigsten Konzepte im Detail vor.
Im Lizenzmodell sind u.a. die Kosten pro User festgeschrieben. Vielfach werden dabei Mengenstaffeln angewendet, um bei größeren Abnahmemengen einen Vorteil zu gewähren. Neben dem Verkauf von Programm-Modulen sind die Userlizenzen eine wichtige Einnahmequelle für die Softwareanbieter. Deshalb ist im Lizenzmodell auch festgelegt, wie die Anzahl der auf das ERP-System zugreifenden User nach oben limitiert wird. Die Übernutzung wird in den allermeisten Fällen durch entsprechende Abfragen im System abgefangen, um den Kunden durch Handlungsdruck möglichst zum Nachkauf von Userlizenzen zu bewegen.
Lizenzmodelle Concurrent-User vs. Named-User
Diese beiden Modelle regeln den Zugriff und die Limitierung der maximalen Useranzahl auf komplett unterschiedliche Weise.
Lizenzmodell Concurrent-User
Beim Concurrent-User-Konzept ist lediglich die Anzahl der gleichzeitig im System angemeldeten User der limitierende Faktor. In der Praxis wird dieses Lizenzmodell auch als Floating-Lizenzierung oder Netzwerk-Lizenzierung bezeichnet. Das ERP-System prüft laufend, wie viele Sitzungen aktiv sind und gleicht diesen Wert mit der Anzahl der erworbenen Concurrent-User-Lizenzen ab. Wenn ein neuer Mitarbeiter im ERP-System arbeiten soll, muss nicht unbedingt eine weitere User-Lizenz vom Softwarehersteller gekauft werden. Dies ist erst nötig, wenn die Anwender häufiger nicht ins System einsteigen können, weil bereits die maximale Anzahl von Sitzungen erreicht ist. Deshalb ist es bei diesem Lizenzmodell wichtig, dass sich die Anwender immer abmelden, wenn sie ihre Aufgaben im ERP erledigt haben. Dies ist allerdings nur für Mitarbeiter mit gelegentlicher ERP-Nutzung praktikabel. Abhängig vom Userverhalten (Intensität der Nutzung, Zeitzonen der Anwender …) kann sich beim Lizenzmodell Concurrent-User ein positiver Ausgleichseffekt ergeben. Vereinzelte ERP-Systeme bieten ein Monitor-Werkzeug an, das nach einem definierbaren Regelwerk automatisch inaktive Sitzungen schließt. Damit wird gewährleistet, dass keinem Anwender die Anmeldung in der Software verwehrt wird. Eine alternative, aber auch mühsamere Lösung ist, dass sich ausgesperrte Anwender beim Administrator melden, der dann manuell Sitzungen beendet oder Anwender dazu auffordert.
Lizenzmodell Named-User
Beim Lizenzmodell Named-User ist die maximale Anzahl der namentlich in der Software hinterlegten User der limitierende Faktor. Wenn ein neuer Mitarbeiter im ERP-System hinterlegt werden soll, muss ein weiterer Named-User vom Softwarehersteller gekauft werden. Bei Software mit dem Lizenzmodell Named-User müssen folglich mehr Userlizenzen gekauft werden. In der Regel sind diese dafür aber auch kostengünstiger als bei vergleichbaren ERP-Systemen mit dem Lizenzmodell Concurrent-User.
Der Branchenprimus SAP wartet mit einer Besonderheit beim Lizenzmodell Named-User für SAP ERP auf. Hier können unbegrenzt weitere Mitarbeiter hinterlegt werden, die sofort mit ihrer Tätigkeit beginnen können. Jedoch findet in regelmäßigen Abständen die sog. Vermessung statt. Dabei wird mit Auswertungstools die Nutzung der Software nach unterschiedlichen Gesichtspunkten für einen bestimmten Zeitraum in der Vergangenheit untersucht. Die Differenz aus tatsächlichen und lizenzierten Anwendern, Funktionen und Services wird ermittelt und dem Kunden anschließend in Rechnung gestellt.
Usertypen in ERP-Systemen
Vielfach bieten die ERP-Systeme unterschiedliche Usertypen an, die hochgradig auf die Intensität der Nutzung zugeschnitten sind. Die Kosten für die einzelnen Usertypen und der damit verknüpfte Funktionsumfang sind im Lizenzmodell genau definiert.
Developer oder Administrator
Dieser Usertyp wird in der Regel nur sehr wenigen Anwendern mit entsprechendem Know-how gewährt. Damit ist es möglich, tiefgreifende Änderungen im ERP-System durchzuführen, wie beispielsweise Benutzer und deren Berechtigungen zu editieren oder sensible Stapelverarbeitungen zu starten.
Full- oder Professional-User
Dieser Usertyp entspricht häufig Anwendern, die das ERP-System abteilungsbezogen oder auch abteilungsübergreifend intensiv nutzen, Daten eingeben, Belege erfassen und abschließen und Auswertungen vornehmen. Einige Beispiele dafür sind: Finanzbuchhaltung, Controlling, Vertriebsinnendienst, Einkauf, Disposition, Fertigungssteuerung, Lager und Logistik.
Limited-, Self-Service- oder Rückmelde-User
Dieser Usertyp bietet sich für Anwender an, die lediglich Rückmeldungen im ERP-System vornehmen. Diese eingeschränkte Tätigkeit im ERP-System kann z.B. Buchungen von Zeiten (Fertigung, Service, Projekte, Anwesenheit…) oder Mengen (Fertigung, Lagerprozesse …) beinhalten. Manche ERP-Systeme erlauben für die Limited-User eine gewisse Anzahl von Tabellen zu definieren, in denen der Anwender Daten ändern darf. Jedoch führt dies regelmäßig zu Diskussionen mit dem Anbieter, wenn sich ein Prozess nur knapp nicht mit diesem Usertyp abbilden lässt.
Benutzerrechte regeln die Zugriffsmöglichkeiten der Anwender
Übliche Praxis ist, dass die Mitarbeiter nur die Bereiche des ERP-Systems einsehen können, die für ihre Tätigkeit notwendig sind. Diese wichtige Einschränkung wird über Benutzerrechte geregelt, die Module, Funktionen und Berichte freischalten. Die Vergabe der Benutzerrechte kann individuell pro Mitarbeiter, über Rollen (z.B. Verkaufsinnendienst) oder über Benutzergruppen erfolgen. Die Benutzerrechte können verschiedene Ausprägungen haben:
- Daten für Anwender nicht sichtbar
- Daten für Anwender im Lesemodus sichtbar
- Daten können vom Anwender neu erfasst bzw. editiert werden
Eine andere Möglichkeit zur Beschränkung der Zugriffsmöglichkeiten ergibt sich aus dem Usertyp. So können beispielsweise Limited- oder Rückmelde-User vielfach nur die eingeschränkten Buchungen von Zeiten (Fertigung, Service, Anwesenheit …) oder Mengen (Fertigung, Lagerprozesse …) vornehmen.