Wie KI in ERP-Systemen eingesetzt werden kann

Künstliche Intelligenz ist aktuell in aller Munde. Obwohl es KI-Anwendungen schon seit längerer Zeit gibt, ist mit dem aufsehenerregenden Erfolg von ChatGPT das Thema KI schlagartig in der breiten Öffentlichkeit angekommen. Auch wenn die konkreten Anwendungsfälle oft noch fehlen, ist der Trend zur KI unumkehrbar. Und wir haben vermutlich noch gar keine richtige Vorstellung davon, wie KI unser Leben künftig beeinflussen wird.

In diesem Beitrag soll es darum gehen, wie KI in ERP-Systemen angewendet werden kann. Denn KI wird naturgemäß auch nicht vor den betrieblichen Prozessen Halt machen, so wie sie in ERP-Systemen abgebildet sind.

Bedienung ERP-System

Die Suche nach Artikeln, Kunden oder einzelnen Belegen ist in ERP-Systemen gerade für weniger versierte Anwender vielfach ein leidiges Thema. KI-gestützte Suchalgorithmen versprechen hier Erleichterungen.
Auch in der Bedienoberfläche sind Verbesserungen denkbar. Auf Basis des Verhaltens jedes einzelnen Anwenders können Benutzeroberflächen individuell zugeschnitten und optimiert werden. Häufig genutzte Masken, Funktionen oder Daten lassen sich in den Vordergrund rücken oder durch Favoriten leicht zugänglich machen. Darüber hinaus kann KI die Tätigkeiten der Anwender tracken und Systematiken in der Nutzung erkennen und Unterstützung anbieten. Eine KI könnte beispielsweise vorschlagen, die zuvor ausgeführten Aktionen auf künftige Daten anzuwenden, wie der Eintrag eines Rabatts in einer Vielzahl von Zeilen eines Angebots oder die jeweils gleiche Änderung in einer Vielzahl von Artikeln.

Workflows / Aufgabenmanagement

KI-Anwendungen können erkennen, wenn aufeinander abgestimmte Abläufe zum Stopp gekommen sind und dementsprechende Meldungen an den jeweiligen Anwender ausgeben. Beispiel: Info an die Beschaffung, dass dringend ein Preis eingeholt werden muss, um das zeitkritische Projektangebot an einen Kunden fertigstellen zu können. Mittels KI lässt sich aber auch tracken, ob beispielsweise die regelmäßig zu versendenden Steuermeldungen zeitgerecht erstellt werden.

Entscheidungen

Vielfach ist die Erwartung an ein ERP-System, dass es dem Anwender Entscheidungen abnimmt. Dies ist mit den aktuellen Technologien oft nicht möglich. Das könnte sich ändern, wenn die KI auf ein entsprechend breites und in die Vergangenheit reichendes Datenspektrum mit hoher Qualität zurückgreifen kann. Einige Beispiele für Entscheidungen im ERP-Umfeld sind:

Ist Lieferant A oder B abhängig von mehreren Parametern besser?
Sollen wir den Auftrag selbst fertigen oder an einen Lieferanten auslagern?
Lohnt es sich, den möglichen Kundenauftrag zu diesem Preis anzunehmen?
Könnten wir diesen möglichen Auftrag termingerecht liefern?
Sollen wir idealerweise in Werk 1 oder Werk 2 fertigen?

Datenanalyse

In ERP-Systemen sind sehr große Datenmengen vorhanden, welche sich mit KI verarbeiten lassen. Deshalb liegt in der Datenanalyse ein großes Potenzial für KI, sofern die Daten in der nötigen Qualität vorliegen. Die Anwendungsfälle sind vielfältig. Denkbar ist beispielsweise, dass Eingangsrechnungen intelligent auf Duplikate geprüft werden, um Mehrfachzahlungen zu vermeiden.

Die Disposition von Arbeitskräften und Material bietet aufgrund der hohen Komplexität große Optimierungspotenziale und damit Einsatzbereiche für KI. KI-Systeme können Änderungen in der Nachfrage erkennen und zielgenaue Anpassungen in der Disposition vorschlagen, um die Liefertreue sicherzustellen und gleichzeitig übermäßige Lagerbestände zu vermeiden.

Auch im Vertrieb gibt es vielfältige Anwendungsmöglichkeiten. KI kann bei entsprechender Datenverfügbarkeit erkennen, ob die Verkaufspreise für eine Region optimal sind, ob ein Kunde wegzubrechen droht usw. Abhängig von Branche und Geschäftsmodell ist auch denkbar, dass KI situativ den optimalen Preis ermittelt, der einem Kunden angeboten wird.

Wir haben übrigens ChatGPT nach dem Verfassen dieses Blogbeitrags gefragt, wie künstliche Intelligenz in ERP-Systemen eingesetzt werden kann. Das war die Antwort:

Künstliche Intelligenz (KI) kann in ERP-Systemen auf vielfältige Weise eingesetzt werden. Hier sind einige Beispiele:

  1. Vorhersage von Nachfrage und Bestandsmanagement: ERP-Systeme können mithilfe von KI-basierten Algorithmen Vorhersagen über die Nachfrage nach bestimmten Produkten oder Dienstleistungen treffen. Diese Prognosen können dann verwendet werden, um die Bestände entsprechend zu planen und zu verwalten.
  2. Automatisierung von Prozessen: KI kann auch genutzt werden, um Routineaufgaben innerhalb von ERP-Systemen zu automatisieren. Beispielsweise können KI-basierte Algorithmen eingesetzt werden, um Rechnungen automatisch zu erstellen und zu versenden oder um Bestellungen automatisch zu bearbeiten.
  3. Datenanalyse und -vorhersage: ERP-Systeme enthalten große Mengen an Daten, die mithilfe von KI-Algorithmen analysiert werden können. Die Ergebnisse dieser Analysen können dann zur Vorhersage zukünftiger Trends oder zur Identifizierung von Problemen oder Chancen genutzt werden.
  4. Personalisierte Benutzererfahrung: KI kann auch dazu verwendet werden, personalisierte Benutzererfahrungen innerhalb von ERP-Systemen zu schaffen. Beispielsweise können KI-Algorithmen verwendet werden, um Empfehlungen zu geben, welche Produkte oder Dienstleistungen für einen bestimmten Kunden am relevantesten sind.
  5. Verbesserte Sicherheit: KI-basierte Algorithmen können auch zur Verbesserung der Sicherheit innerhalb von ERP-Systemen eingesetzt werden. Beispielsweise können KI-Algorithmen verwendet werden, um verdächtige Aktivitäten zu erkennen und daraufhin geeignete Maßnahmen zu ergreifen.

Insgesamt gibt es viele Möglichkeiten, wie KI in ERP-Systemen eingesetzt werden kann, um Geschäftsprozesse zu optimieren und zu verbessern.

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