Fast in jedem ERP-Projekt stellt sich die Frage, wie der Artikelstamm künftig gestaltet wird. Der Artikelstamm soll schlanker, gut gepflegt und besser strukturiert sein. Die Unternehmen leiden darunter, dass in der alten ERP-Software eine Vielzahl von einzelnen Artikeln angelegt wurde, obwohl sie einander sehr ähnlich waren. Beispiele dafür sind:
- Der Artikel wird in unterschiedlichen Farben, Größen oder Materialien angeboten und dafür wird je ein eigener Artikel definiert.
- Ein Produkt wird aus technischen oder sonstigen Gründen leicht geändert und muss sowohl im alten als auch im neuen Stand gefertigt werden.
- Der gleiche Artikel wird im Normalfall in der eigenen Fertigung hergestellt, im Notfall aber auch eingekauft und muss deshalb ein zweites Mal angelegt werden.
Ältere ERP-Systeme waren im Umgang im Umgang mit solchen Anforderungen wenig flexibel. Die daraus resultierende Vielzahl an einzelnen Artikeln im Artikelstamm bringt eine Reihe von Nachteilen mit sich:
- Der Überblick geht verloren.
- Es gibt doppelte Artikel (sog. Dubletten).
- Es ist unklar, welche die aktuelle Version eines Artikels ist, was leicht zu kostenintensiven Fehlern führt.
- Auswertungen werden erschwert: Lagerwert, Verkaufsumsatz, Einkaufsvolumen …
Moderne und leistungsfähige ERP-Systeme bieten Lösungen, um den Artikelstamm schlank zu halten. Im Prinzip wird dabei wesentlich mehr an Informationen in den einzelnen Artikel verlagert und dort übersichtlich strukturiert. Die Anwender können den richtigen Artikel in der gewünschten Ausprägung schnell finden. Damit werden Fehlerquellen minimiert. Zudem werden Auswertungen erleichtert, weil nur wenige Artikel in den gewünschten Bericht übernommen werden müssen. Im Folgenden werden ERP-Funktionen vorgestellt, die das Management des Artikelstamms erleichtern.
Artikelvarianten
Varianten entstehen, wenn das Produkt in unterschiedlichen Farben oder Größen angeboten wird. Das Paradebeispiel hierfür ist die Bekleidungs- oder Schuhbranche, wo das gleiche Modell in einer Fülle von unterschiedlichen Kombinationen aus Farbe und Größe kombiniert werden kann.
Ein weiteres plastisches Beispiel für die Variantenvielfalt sind Schrauben. Hier bieten Material und Veredelung (phosphatisiert, glanzverzinkt, passiviert … gehärtet), Antrieb (Flachschlitz, Philips, Pozidriv, Torx, Inbus, Außensechskant …) und Kopfform (Senkkopf, Linsenkopf, Sechskantkopf, Zylinderkopf …) die Variationsmöglichkeiten.
Heutige ERP-Systeme verwalten die einzelnen Varianten direkt beim Artikel. Damit die Variante zweifelsfrei identifiziert werden kann, erhält sie eine eindeutige Nummer. Auch Preise, Textbausteine, Bilder … können bei der einzelnen Variante hinterlegt und in den Geschäftsprozessen gezielt verwendet werden.
Auf einen einfachen Nenner gebracht, geht es bei Varianten darum, in welcher von vielen möglichen Ausprägungen das Produkt gewünscht ist. Demensprechend werden bei der Organisation von Variantenartikeln bisweilen Konfiguratoren verwendet, in denen die Variante basierend auf einem Regelwerke erstellt wird. Artikelvarianten können als horizontale Ausprägung gesehen werden, weil eine Reihe von Möglichkeiten nebeneinander verfügbar ist.
Artikelversionen
Artikelversionen oder auch Revisionen geben den Lebenszyklus eines Produkts wieder. Vielfach sind es technische Gründe, die eine neue Version bedingen, wenn z.B. ein Maß oder eine Komponente geändert wird. Bei technischen Produkten wird bei der einzelnen Version häufig die entsprechende CAD-Zeichnung hinterlegt, um die Unterschiede visuell deutlich zu machen.
Eine neue Version kann aber auch durch die Weiterentwicklung eines Produkts mit Zusatzfunktionen entstehen, wenn z.B. das ansonsten gleiche Nachfolgemodell eines Druckers neuerdings auch über eine WLAN-Funktion verfügt.
Ein Beispiel im Konsumgüterbereich ist die Änderung der Verpackung. Der ansonsten unveränderte Artikel wird durch Adaptionen an der Verpackung dem Geschmack der Verbraucher angepasst.
Bedingt durch die zeitliche Komponente im Produktlebenszyklus stellen Artikelversionen eine vertikale Ausprägung des Artikels dar.
Artikelstruktur am Beispiel Mountainbike
Artikelstruktur eines Mountainbikes mit Varianten und Versionen
Die Grafik zeigt die verfügbaren Varianten Modell Base und Modell Pro, die je in zwei Farben angeboten werden. Diese Modelle werden jedes Jahr mit einem Facelift auf den Markt gebracht. Die damit einher gehenden Änderungen an Ausstattung, Farbe und Preis fließen in die vertikal angesiedelten Artikelversionen ein. In diesem Beispiel wird nur die jeweils aktuelle Version zum Verkauf angeboten. Jedoch gibt es viele Anwendungsfälle z.B. im Ersatzteilgeschäft, bei denen jede einzelne Version verfügbar ist.