Wir erleben in der Praxis häufig, dass unsere Kunden einen Festpreis für ihr ERP-Projekt anstreben. Dieser Wunsch ist sehr verständlich. Schließlich kann bei sehr vielen Investitionsgütern der Preis im Vorhinein genau festgelegt werden. Dies ist bei ERP-Projekten jedoch nicht immer zielführend, weil sich weder der Einführungsaufwand noch die Detailabläufe in den seltensten Fällen genau vorhersehen lassen.
Die Budgetierung eines ERP-Projekts braucht Erfahrung.
Die Erwartung an den ERP-Anbieter ist, dass er aufgrund seiner Erfahrung genau einschätzen kann, wie hoch die Kosten sein werden. Dies ist bis zu einem gewissen Grad auch möglich, aber kein Unternehmen ist wie das andere. Oft ergeben sich im Laufe des Projekts Optimierungspotenziale oder Änderungswünsche. Im modernen Projektmanagement ist es heute üblich, dass der Projektumfang (Scope) nicht bis ins letzte Detail vorab festgelegt wird. Denn mit einem gesunden Maß an Flexibilität lassen sich erwiesenermaßen bessere Lösungen erzielen. Wenn das Budget nicht flexibel für die damit erzielbaren Verbesserungen ist, leidet entweder das Gesamtergebnis oder es gibt wenig fruchtbare Kostendiskussionen. Dieser Flexibilitätsvorteil sollte auch bei ERP-Projekten genutzt werden. Damit wir uns richtig verstehen: Es geht hier nicht darum, ausufernde Kosten zu propagieren. Der Punkt ist vielmehr, sich so auf ein ERP-Projekt einzustellen, dass sich während des Projekts bietende Chancen zu Verbesserungen nutzen lassen. Mit einem allzu fix geschnürten Budget erweist sich das Unternehmen letztendlich einen Bärendienst. Ein sinnvoll bemessener Kostenpuffer schafft eine solide Basis für das Projekt und baut Ärger vor. Und was genau Sie als Puffer vorsehen, darf ja ruhig ihr Geheimnis bleiben.