Viele ERP-Systeme bieten Funktionen, um Kontoauszüge von Banken zu verarbeiten. Mit der Verknüpfung von ERP-System und Bankkonto lässt sich eine wesentliche Lücke in der Buchhaltung schließen. Das mühsame Abtippen von einzelnen Buchungen entfällt und Erfassungsfehler werden vermieden. Im Idealfall können wiederkehrende Prozesse sogar komplett automatisiert werden.

Übertragungsformate für das Online-Banking

Zahlungsformate sind standardisiert und können im Normalfall direkt aus dem Online-Banking abgerufen werden. Das früher übliche Zahlungsformat für Kontoauszüge war MT940 (MT = Message Type). Im Zuge der internationalen Harmonisierung des Zahlungsverkehrs kommt vermehrt das xml-basierte Zahlungsformat camt.053 (camt = cash management) zum Einsatz.

Import von Kontoauszügen

Mit der Importfunktion können Kontoauszüge direkt in eine Buchungsmaske eingelesen werden. Idealerweise bietet das ERP-System schon im Standard eine Importdefinition der üblichen Zahlungsformate. Anderenfalls ist es praktisch, wenn sich selbst Importdefinitionen mit Datenfeldern und den Trennmerkmalen für Felder und Datensätze einzurichten lassen. Übliche Daten sind: Positionsnummer, Datum, Belegnummer, Referenz, Buchungstext, Kontonummern und der Betrag. Hilfreich ist, wenn sich Plausibilitätsprüfungen für die Vollständigkeit definieren lassen.

Bei ausgehenden Zahlungen oder Lastschriften kann aus dem importierten Datensatz vom ERP-System die entsprechende Soll-Haben-Buchung abgeleitet werden, die vom Anwender nur mehr freizugeben ist. Dies gilt auch für Spesen und Gebühren der Bank, für die es keinen expliziten Beleg gibt.
Bei eingehenden Zahlungen liegt das große Potenzial in der Zuordnung zu den offenen Posten (OP-Verwaltung). Anhand von Merkmalen wie Betrag, Verwendungszweck, Kontonummer … schlägt das System den zugehörigen offenen Posten zu der jeweiligen Zahlung vor und zeigt die ermittelte Zuordnung im Anwenderdialog an. Stand der Technik ist, dass diese Funktion des Abstimmens (auch Ausziffern …) von Eingangszahlungen mit den offenen Posten selbstlernend ist. Die Trefferquote erhöht sich folglich im Lauf der Zeit immer mehr. Störfaktoren für die Trefferquote sind beispielsweise fehlender Verwendungszweck, Sammelüberweisungen, Betragsdifferenzen und unterschiedliche Währungen.

Generierung von Zahlungsdateien

Einige ERP-Systeme können Kontoauszüge generieren, um Ausgangszahlungen an Lieferanten zu generieren. Diese Funktion ist eingebettet in den Prozess zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Pro Bankkonto wird dann unter Berücksichtigung von Zahlungsfrist, Skonto und Betrag ein Zahlungsvorschlag generiert. Dieser Zahlungsvorschlag kann manuell geändert werden, bevor er fixiert wird. Mit der Fixierung werden die einzelnen Verbindlichkeiten ausgeglichen und es wird eine Zahlungsdatei erstellt, die in das Bankprogramm hochgeladen werden kann. Damit erspart man sich die aufwändige manuelle Anlage einzelner Zahlungen im Bankprogramm.