Software kaufen, mieten oder leasen?

Für den Erwerb einer Software – wie z.B. ein ERP- oder CRM-System – gibt es eine Reihe verschiedener Möglichkeiten. Allen gemeinsam ist, dass lediglich das Nutzungsrecht erworben wird. Das geistige Eigentum verbleibt in jedem Fall beim Hersteller der Software. Erfreulich ist, dass die Softwareanbieter in den vergangenen Jahren deutlich flexibler geworden sind. Es gibt zusehends auf die Bedürfnisse der Kunden maßgeschneiderte Modelle. Die Software Lotsen stellen nachfolgend die gängigsten Lizenzmodelle für Business-Software vor:

Kauf

Der Kauf einer Software ist der am meisten verbreitete Typ. Im Fachjargon wird dieses Modell bisweilen mit „on-premises“ bezeichnet. Die Software bzw. deren Module und Userlizenzen werden am Beginn der Nutzung erworben und können ab dann vom Kunden uneingeschränkt und unbefristet genutzt werden. Der Gesamtwert der erworbenen Komponenten wird im sog. Lizenzwert gebündelt. Gerade im Bereich der ERP-Systeme gibt es viele Produkte, die modular aufgebaut sind. Somit können bei Bedarf weitere Funktionen hinzugenommen werden. Mit dem Kauf ist lediglich das Recht auf die Nutzung der aktuell verfügbaren Version verknüpft. Das Anrecht auf zukünftige Versionen wird häufig mit Service- oder Wartungsgebühren (auch Upgradegebühr, Updategebühr, Enhancement …) erworben. Diese sind in vielen, jedoch nicht allen Fällen verpflichtend. Vielfach liegen die Wartungsgebühren im Bereich zwischen 10 und 20% des Lizenzwerts (oft brutto) und sind jährlich (oder quartalsweise bzw. monatlich) im Vorhinein zu entrichten.

Leasing

Möchte man die Anfangsinvestition umgehen, ist Leasing eine interessante Möglichkeit. Als Leasinggeber im Softwareumfeld fungieren teilweise klassische Banken und darauf spezialisierte Leasingfirmen. Letztere sind flexibler in der Gestaltung des Leasinggegenstands, d.h. es können nicht nur die Lizenzen, sondern auch die Dienstleistungen zur Einführung der Software und die notwendige Hardware ins Paket aufgenommen werden. Leasing ist faktisch eine Kreditfinanzierung, nach deren Ablauf die Software dem Kunden ohne weitere Kosten (außer den Wartungsgebühren) frei zur Verfügung steht. Vorteile des Leasings liegen in der Verteilung der Kosten über den Leasingzeitraum und dass je nach Steuerrecht die Leasingraten direkt als Aufwand in die Buchhaltung genommen werden können. Auf der anderen Seite sind die über den Leasingzeitraum kumulierten Kosten deutlich höher, als die entsprechende Einmalinvestition. In Einzelfällen scheitert die Option Leasing an der Bonität des Leasingnehmers oder weil der Softwarehersteller die Lizenz nicht zur Besicherung des Leasingobjekts freigibt.

Mietkauf

Der Mietkauf ist prinzipiell wie das Leasing aufgebaut. Der Unterschied liegt darin, dass der Anbieter der Software selbst als Leasinggeber auftritt. Damit entfällt ein dritter Beteiligter, die Abwicklung ist einfacher und durch die entfallende Gewinnerwartung eines Dritten sollten auch die Kosten niedriger ausfallen. Der Softwareanbieter verzichtet auf die anfängliche Verrechnung der Lizenzen zugunsten einer zuvor definierten monatlichen Rate für einen bestimmten Zeitraum. Ab dann gehört die Software dem Kunden und es fallen lediglich Wartungsgebühren an. Bei den Dienstleistungen für die Einführung der Software gibt es unterschiedliche Verfahrensweisen. Diese werden entweder nach Aufwand verrechnet oder auch in die monatliche Rate integriert.

Miete

Die Miete stellt als Lizenzmodell einen echten Kontrapunkt zu den obigen Modellen dar, weil die Software unabhängig von der Nutzungsdauer nie in den Besitz des Kunden übergeht. Im Fachjargon wird im Zusammenhang mit Miete häufig von „Software as a Service“ (SaaS) gesprochen. SaaS-Produkte sind meist hochgradig serviceorientiert und niederschwellig ausgestaltet. Sie können bereits nach sehr kurzer Zeit genutzt werden, weil sie in externen Rechenzentrum (Cloud) installiert sind und Dank der nutzerfreundlichen Struktur ohne oder lediglich geringer externer Unterstützung in Betrieb genommen werden können. Bei Mietmodellen sind über die gesamte Nutzungsdauer periodische Gebühren zu entrichten. In manchen Fällen sind diese nutzungsabhängig angelegt („Pay-per-Use“). So werden beispielsweise die Anzahl der User oder Transaktionen in einem bestimmten Zeitraum als Berechnungsgrundlage verwendet. Mietmodelle finden sich in der Regel bei ERP-Systemen für kleine Unternehmen, bei Projektmanagement Software, bei Online-Rechnungstools und bei CRM-Systemen. Die Wartungskosten sind zumeist schon in den Mietgebühren enthalten, d.h. der Kunde genießt automatisch das Recht auf neue Versionen. Die Gebühren für den Betrieb der Software in einem externen Rechenzentrum kommen zu den Mietkosten noch hinzu. Miete ist interessant für Unternehmen mit stark schwankender Nutzung, wenn eine standardisierte Software sehr schnell in Betrieb genommen werden soll oder wenn eine Anfangsinvestition vermieden werden soll. In der Bewertung von Mietmodellen über mehrere Jahre stellt sich häufig als nachteilig heraus, dass die kumulierten Mehrkosten im Vergleich zu den zuvor genannten Lizenzmodellen recht deutlich ausfallen.

Grafische Darstellung Kostenverlauf

Bei der nachfolgenden Grafik handelt es sich um eine Schemadarstellung. Zugrunde gelegt wurden nur Lizenz- und Wartungskosten, um die typischen Kostenverläufe zu zeigen. Je nach Softwaretyp können noch Kosten für Dienstleistungen hinzukommen.

Grafik Kostenverlauf ERP Kauf Leasing Miete software-lotse.com

                                                                                                                                                                                                                   Quelle: Software Lotse

Kauf (blaue Linie)
Bedingt durch die Erstinvestition (in der Grafik 20.000 €) beginnt die Kurve nicht im Nullpunkt. Da anschließend nur mehr Wartungskosten hinzukommen, ist die Kurve flacher als bei einem Mietmodell.

Miete (orange Linie)
Der Einfachheit halber wird ein Kostenverlauf dargestellt, der unabhängig von der Nutzung ist. Typisch ist beim Mietmodell der Start der Kurve im Nullpunkt und die steilere Gerade im Vergleich zum Kauf.

Leasing / Mietkauf (graue Linie)
Der Knick im Verlauf zeigt den Punkt, wo die Software abbezahlt ist und nur mehr Wartungsgebühren fällig werden. In der Regel sind die Kosten etwas höher als beim Kauf, weil sich Leasinggeber bzw. Softwareanbieter (bei Mietkauf) die zeitliche Dehnung vergüten lassen.

 

2 Kommentare

  1. Katrin schrieb am 09.05.2017 um 11:12 Uhr

    Hier muss man einfach Vor- und Nachteile gegenübestellen, so findet am Ende jeder die passende Alternative,, egal ob kaufen, mieten oder leasen.

  2. Franziska Bergmann schrieb am 07.08.2019 um 09:34 Uhr

    Meine führt seine eigene Kanzlei. Er möchte eine neue Anwaltssoftware einführen. Danke für den Tipp, durch Leasing die Anfangsinvestition von einem Kauf zu umgehen und dass man die Leasingraten steuerrechtlich direkt in den Aufwand buchen kann.

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