Warum sich Word-Rechnungen nicht lohnen!

Viele Kleinunternehmen setzen Microsoft Word ein, um Rechnungen zu erstellen. Denn es lässt sich relativ schnell ein individuelles Layout gestalten oder eine fertige Vorlage im Internet finden. Und auch die Kosten sprechen für diesen Weg. Trotzdem finden wir, dass Word-Rechnungen unterm Strich teurer sind, als eine professionelle Rechnungs-Software. Denn beim genaueren Blick birgt die Word-Rechnung auch Tücken. Es fehlen ihr einige Funktionen, wie etwa die automatische Vergabe der fortlaufenden Rechnungsnummer, so wie es der Fiskus vorschreibt. Auch um die korrekte Berechnung der Mehrwertsteuer braucht man sich in der Rechnungs-Software nicht kümmern – eine häufige Fehlerquelle in der Praxis. Die Mehrwertsteuer wird mit wenigen Einstellungen richtig ausgewiesen und dabei wird gleich berücksichtigt, ob der Kunde aus dem Inland, EU-Ausland oder einem anderen Land stammt.
Vielfach liegen die Rechnungs-Tools in professionellen Rechenzentren und werden verschlüsselt über das Internet bedient. Deshalb wird häufig auch von Online-Rechnung gesprochen.

Online Rechnung

Bildquelle: sebplanet youthmedia

Die Stärken der Rechnungs-Tools

Die volle Stärke der Rechnungs-Tools wird bei den Prozessen vor und nach der Erstellung der Rechnung offensichtlich. So lässt sich ein Angebot mit einem Klick in einen Auftrag umwandeln. Der Kunde bekommt die Auftragsbestätigung und später die Rechnung bequem als PDF per E-Mail. Auch die eingehenden Zahlungen lassen sich schnell per Mausklick vermerken. Damit ist ein professionelles Mahnwesen mit genauen Zahlungsfristen möglich. Dies spart Zeit und verschafft den nötigen Überblick, um säumige Zahler gezielt durch Mahnungen aufmerksam zu machen. Die Rechnungs-Tools bilden also den Kernprozess der Wertschöpfung vom Angebot bis zum Eingang der Zahlung übersichtlich ab. Auch in gestalterischer Hinsicht überzeugen die Rechnungs-Tools. Oft stehen mehrere Vorlagen zur Auswahl und das Firmenlogo kann einfach integriert werden. Die allermeisten Rechnungs-Tools verfügen über eine Exportfunktion, damit der Steuerberater die erzielten Erlöse in komprimierter Form erhält. Einige Produkte bieten auch Zusatzfunktionen – wie Projekt- oder Personalzeiterfassung oder Dokumentenmanagement – an.
Insgesamt bringen die Tools für die Online-Rechnung viele nützliche Funktionen mit, die Zeit sparen und für einen schnellen Überblick sorgen. Rechnungs-Tools kosten nur wenige Euro im Monat und sind damit im Preis-Leistungsverhältnis der Word-Rechnungen überlegen.

Online-Rechnung – weiterführende Links

Zwei Beispiele von Tools für die Online-Rechnung: Billomat und FastBill
Zum Beitrag Rechnung für Freiberufler

 

 

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